SEKRETESSMEDDELANDE OM ALLMÄN REKRYTERING FÖR TOSHIBA-KONCERNENHETER INOM EES

1. OMFATTNING AV SEKRETESSMEDDELANDET

Toshiba Europe Ltd upprätthåller, på uppdrag av Toshiba-koncernenheter i EMEA-regionen, en rekryteringswebbplats och ett system baserat i Storbritannien, som används för att hitta kompetens för arbetstillfällen inom våra koncernföretag i Europa, Mellanöstern, Afrika, inklusive Ryssland och Förenade Arabemiraten, liksom andra jurisdiktioner som till exempel Japan från tid till annan.

Liksom de flesta företag lagrar och behandlar vi ett brett spektrum av information, varav en del berör personer som ansöker om att arbeta hos oss. Detta meddelande fokuserar på personer som ansöker om att arbeta hos oss, de uppgifter vi behandlar som en del av rekryteringsprocessen och hur lång tid de kommer att lagras. Det innehåller också information som måste tillhandahållas enligt GDPR.

I KORTHET FÖRKLARAR DETTA MEDDELANDE:

vilka personuppgifter vi har och varför vi behandlar dem
de rättsliga grunderna som låter oss behandla dina personuppgifter
varifrån uppgifterna kommer ifrån, vem som får se dem och hur länge vi lagrar dem
hur du får tillgång till dina personuppgifter och andra rättigheter
hur du kontaktar oss

2. ANSÖKA OM EN LEDIG TJÄNST

När du ansöker om en ledig tjänst ska du tänka på att Toshiba Europe Ltd agerar som personuppgiftsansvarig. Beroende på vilken roll du ansöker om, kan uppgifter emellertid också delas med alla dotterbolag eller anknutna företag som eventuellt kan anställa dig enligt följande:

Inom EES. I det här fallet agerar Toshiba Europe Ltd och den specifika enhet du ansöker till som gemensam personuppgiftsansvarig och en ytterligare specifik enhets sekretessmeddelande kan också gälla beroende på vilket företag du ansöker till. Om du vill se ytterligare sekretessmeddelanden för ett visst land/en viss jurisdiktion, ska du kontakta den aktuella enheten med den lediga tjänsten du är intresserad av.
Utanför EES. När du söker en ledig tjänst utanför EES-regionen ger du ditt samtycke till Toshiba Europe Ltd att samla in, behandla och dela dina uppgifter med den lämpliga enheten och behörighet till den enheten att samla in och behandla dina uppgifter för syftet med din arbetsansökan. I sådana fall kan ett ytterligare sekretessmeddelande gälla och du bör kontakta den berörda rekryteringsenheten för ytterligare information. Oavsett plats och jurisdiktion uppfyller alla dotterbolag och anknutna företag i Toshiba-koncernen de högsta standarderna för hantering av personuppgifter i enlighet med dataskyddskraven.
I vissa fall kan du hitta lediga tjänster från Toshiba-koncernens företag som inte är konsoliderade och helt ägda av Toshiba, inklusive men inte begränsat till Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited och TMEIC Europe Limited. I sådana fall kan Toshiba Europe Ltd och det specifika företag du ansöker till agera som en gemensam personuppgiftsansvarig. När du söker en ledig tjänst i ett av dessa företag ger du ditt samtycke till Toshiba Europe Ltd att samla in, behandla och dela dina uppgifter med den lämpliga enheten och behörighet till den enheten att samla in och behandla dina uppgifter för syftet med din arbetsansökan. I sådana fall kan ett ytterligare sekretessmeddelande gälla och du bör kontakta den berörda rekryteringsenheten för ytterligare information. Alla dotterbolag och anknutna företag i Toshiba-koncernen uppfyller de högsta standarderna för hantering av personuppgifter i enlighet med dataskyddskraven.

3. DATASKYDDSBESTÄMMELSER

Vi följer lagar och principer för dataskydd, vilket innebär att dina uppgifter:

används på ett lagligt, rättvist och öppet sätt.
endast samlas in för de giltiga ändamål som vi tydligt har förklarat för dig och att de inte används på något sätt som är inkompatibelt med dessa ändamål.
är relevanta för de syften vi har berättat om och att de endast begränsas till dessa ändamål.
är exakta och uppdaterade.
endast lagras så länge som nödvändigt för de syften vi har berättat om.
hålls säkra.

De flesta uppgifter som Toshiba innehar i förhållande till din ansökan lagras i ett legitimt affärsintresse. Det är mot bakgrund av denna rättsliga grund som Toshiba lagrar och använder uppgifter om dig. Vissa uppgifter lagras av oss eftersom det finns ett rättsligt krav på oss att göra det. Toshiba söker vanligtvis inte information som inte är nödvändig. Om du har lämnat ytterligare, valfri information (utöver vad som krävs av Toshiba) är den rättsliga grunden för Toshibas användning av den ytterligare informationen ditt samtycke. Du har rätt att återkalla samtycket när som helst.

Enligt lagen om dataskydd finns det olika grunder som vi kan förlita oss på när vi behandlar dina personuppgifter. I vissa sammanhang gäller mer än en grund. Vi har sammanfattat dessa grunder som avtal, rättslig skyldighet, legitima intressen och samtycke. Vi redogör för vad dessa villkor betyder i följande tabell.

Villkor	Grund för behandling	Förklaring
Avtal	Behandling som krävs för att ett avtal kunna verkställas eller för att vidta åtgärder vid din begäran om att ingå ett avtal	Detta omfattar att utföra våra avtalsenliga uppdrag och utöva våra avtalsrättigheter.
Rättslig skyldighet	Behandling som krävs för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter	Säkerställa att vi utför våra rättsliga och föreskrivande skyldigheter. Det kan omfatta att till exempel tillhandahålla en säker arbetsplats och undvika olaglig diskriminering.
Legitima intressen	Behandling som krävs för vår eller tredje parts legitima intressen	Vi eller en tredje part har legitima intressen i att bedriva, förvalta och administrera våra respektive företag på ett effektivt och korrekt sätt. Vi behandlar dina uppgifter i anknytning till dessa intressen. Dina uppgifter behandlas inte på grundval av detta om vår eller tredje parts intressen åsidosätts av dina egna intressen, rättigheter och friheter.
Samtycke	Du har gett ditt samtycke till att vi behandlar dina uppgifter	Generellt är behandlingen av dina uppgifter i samband med anställning inte villkorad av ditt samtycke. Men ibland kan vi göra specifika saker, som att till exempel tillhandahålla en referens, och förlitar oss då på ditt samtycke för att göra det.

Vi kommer inte att kunna behandla din ansökan om du inte tillhandahåller uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna överväga din ansökan.

4. PERSONUPPGIFTER – VAD VI LAGRAR OCH VARFÖR VI BEHANDLAR DET

”Personuppgifter” är information om dig (eller genom vilka du kan identifieras) som behandlas automatiskt eller som är (eller är avsedd att vara) en del av ett strukturerat manuellt arkiveringssystem. Vi behandlar uppgifter för vår verksamhet inklusive rekryterings-, lednings-, administrations-, anställningsändamål samt juridiska ändamål.

Det ligger i våra legitima intressen att bestämma huruvida vi ska använda denna information när vi överväger om vi ska rekrytera dig till en roll eftersom det skulle gagna vår verksamhet att rekrytera kandidater med nödvändig kompetens, kvalifikationer och lämplighet för rollen.

När vi har övervägt din ansökan behandlar vi den informationen för att fastställa om du uppfyller de grundläggande kraven för att komma med på slutlistan över sökande till rollen. Om du gör det kommer vi att bestämma om din ansökan är tillräckligt stark för att bjuda in dig till en intervju.

Om vi bestämmer oss för att boka en intervju med dig, använder vi den information du ger till oss i intervjun för att bestämma om vi ska erbjuda dig den rollen. Om vi bestämmer oss för att erbjuda dig rollen, går vi vanligtvis igenom referenser innan vi bekräftar rekryteringen.

Vi måste också behandla dina personuppgifter för att bestämma om vi ska ingå ett anställningsavtal med dig.

Exemplen i tabellen är självklart inte uttömmande. Om får reda på att någon som ansökt om att arbeta hos oss har varit misstänkt för brott, kan vi behandla den informationen om det är relevant för vårt ändamål, även om tabellen inte nämner uppgifter om brott. Om det behövs kommer vi också att kräva kontroll av brottslig bakgrund för vissa roller – till exempel de som arbetar i finansiella roller eller med minderåriga.

Ändamål	Exempel på personuppgifter som kan behandlas	Grunder för behandling
Rekrytering	Standarduppgifter relaterade till din identitet (t.ex. ditt namn, adress, e-postadress, id-information och dokument, telefonnummer, födelseort, nationalitet, kontaktuppgifter, yrkeserfarenhet och utbildning (inklusive högskoleexamen, akademiska dokument, yrkeslicenser, medlemskap och certifieringar, utmärkelser och prestationer samt aktuella och tidigare anställningsuppgifter)), finansiell information (inklusive aktuell löninformation) språkkunskaper och andra personuppgifter som du tillhandahåller till oss som en del av din ansökan till rollen. Information om din ansökan och vår bedömning av den, dina referenser, eventuella kontroller vi kan göra för att verifiera information som lämnas eller bakgrundskontroller och all information som är kopplad till din arbetsrätt. Vid behov behandlar vi också information om din hälsa, eventuella funktionshinder och i samband med eventuella justeringar av arbetsarrangemang.	Avtal Rättslig skyldighet Legitima intressen
Administrera vår rekryteringsprocess	Utvärdera din erfarenhet och dina kvalifikationer mot kraven för den position du söker till. Administrera vår online-portal för karriärer. Kommunicera med dig angående anställningserbjudanden vi väljer att göra och ge dig information om vår introduktionsprocess.	Avtal Rättslig skyldighet Legitima intressen
Ingå ett avtal med dig (om du har gett oss ett erbjudande)	Information om dina anställningsvillkor från tid till annan, inklusive dina timmar och arbetsmönster, löner och förmåner, till exempel ditt deltagande i pensionsarrangemang, livs- och sjukförsäkringar samt eventuella bonus- eller aktieprogram.	Avtal Rättslig skyldighet Legitima intressen
Kontakta dig eller andra för din räkning	Din adress och telefonnummer, kontaktinformation för nödsituationer och information om din närmaste.	Avtal Legitima intressen
Finansiell planering och budgetering	Information som din föreslagna lön och (om tillämpligt) planerade bonusnivåer.	Legitima intressen
Fysisk säkerhet och systemsäkerhet	CCTV-bilder vid närvaro för intervju i våra lokaler.	Rättslig skyldighet Legitima intressen
Tillhandahåller information till tredje part i samband med transaktioner som vi överväger eller utför	Information om eventuellt erbjudande till dig och ditt föreslagna avtal och andra anställningsuppgifter som kan krävas av en part i en transaktion, som till exempel en potentiell köpare, säljare eller uppdragsgivare.	Legitima intressen
Övervakning av mångfald och lika möjligheter	Information om din nationalitet, ras och etniska ursprung, kön, sexuella läggning, religion, funktionshinder och ålder som en del av initiativ för övervakning av mångfald. Sådana uppgifter kommer att aggregeras och användas för jämställdhetsövervakning. Observera att vi kan dela aggregerad och anonymiserad mångfaldsstatistik med tillsynsmyndigheterna om det krävs/begärs formellt.	Legitima intressen
Tvister och rättsliga förfaranden	Eventuella uppgifter som är relevanta eller potentiellt sett relevanta för en tvist eller ett rättsligt förfarande som påverkar oss.	Legitima intressen Rättslig skyldighet

Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, hälsa, sexuell läggning, sexliv, fackföreningsmedlemskap och genetiska och biometriska uppgifter är föremål för särskilt skydd och anses enligt EU:s personskyddslag vara ”känsliga personuppgifter”.

Vi kan behandla känsliga personuppgifter om dig (till exempel (men utan begränsning) lagring av dina patientjournaler för att hjälpa oss att förse dig med en hälsosam och säker arbetsplats eller behandling av personuppgifter som rör övervakning av mångfald).

Observera att om du accepterar ett erbjudande från oss kommer företaget att behandla ytterligare uppgifter som en del av anställningsförhållandet. Vi kommer att ge dig hela meddelandet om arbetsplatssekretess som en del av introduktionsprocessen.

Jobtrain Ltd är juridisk ägare av programvaran som används i rekryteringswebbplatsens system, vilket är licensierat till Toshiba och alla dotterbolag som är relevanta för dess användning. För ändamålet med dataskyddsförordningen (GDPR) är Toshiba Europe personuppgiftsansvarig och Jobtrain Ltd är personuppgiftsbiträde för alla personuppgifter.

5. VAR KOMMER PERSONUPPGIFTERNA IFRÅN OCH VEM FÅR SE DEM

Några av de personuppgifter som vi behandlar om dig kommer från dig själv. Till exempel ger du oss din kontaktinformation och arbetshistorik. Om du börjar arbeta hos oss kan du även ge oss dina bankuppgifter.

Övriga personuppgifter kan komma från tredje part, som t.ex. rekryterare som agerar för din räkning eller från dina referenser.

Dina personuppgifter ses internt av chefer, HR och, under vissa omständigheter (om du börjar arbeta hos oss), kollegor.

Om du anställs kan Toshiba-företag utlämna vissa delar av dina personuppgifter till tredje part som tillhandahåller tjänster i samband med Toshiba-system, eller i samband med anställningsavtal. Dessa tredje parter får endast använda detta för de ändamål för vilka Toshiba lagrar dina uppgifter och omfattas av strikta avtalsvillkor. Den relevanta Toshiba-enheten kommer då att ge dig ett separat meddelande om arbetsplatssekretess. Uppgifter utlämnas också ibland till andra när detta är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna lagras.

6. HUR LÄNGE LAGRAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Om du anställs av oss lagrar vi i allmänhet dina personuppgifter under din anställningstid och under en viss period efter att du slutat arbeta hos oss. Om vi inte anställer dig kommer vi att behålla dina personuppgifter i högst 12 månader efter att ha informerat dig om detta.

7. ÖVERFÖRINGAR AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EES

Vi kommer när det är nödvändigt och i enlighet med vad anges i detta sekretessmeddelande att överföra dina personuppgifter utanför EES till medlemmar i vår koncern och personuppgiftsbiträden i andra jurisdiktioner där vi är etablerade, inklusive Japan och i sällsynta fall i USA.

8. DINA UPPGIFTSRÄTTIGHETER

Du har rätt att göra en begäran om åtkomst för att få information om de uppgifter om dig som vi behandlar. Om du vid någon tidpunkt vill ha ytterligare förtydligande ska du i första hand kontakta den centrala resursgruppen på help@careers.toshiba.eu.

Om du gör en begäran om åtkomst till uppgifter och vi undrar över vem du är, kan vi kräva att du lämnar information som försäkrar oss om din identitet.

Utöver din rätt att begära åtkomst kan du ha en juridisk rätt att få dina personuppgifter korrigerade eller raderade, att invända mot behandlingen av dem eller att begränsa behandlingen. Om du har lämnat uppgifter om dig själv (till exempel din adress) har du rätt att få uppgifterna i ett maskinläsbart format för överföring till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller endast om behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal.

9. KONTAKTUPPGIFTER

Kontakta i första hand det centrala resursteamet på help@careers.toshiba.eu för alla frågor.

Om du har klagomål som rör vår behandling av dina personuppgifter, ska du skicka dessa klagomål skriftligen till:

Legal Coordinator
Toshiba Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Storbritannien

10. STATUS FÖR DETTA MEDDELANDE

Detta meddelande är inte del av något anställningsavtal som du kan ingå och skapar varken avtalsmässiga rättigheter eller skyldigheter. Det kan ändras av oss när som helst.

Om detta meddelande har tillhandahållits på olika språk är översättningen endast för din bekvämlighet och den engelska versionen ska ha företräde om det finns motsättningar mellan den engelska versionen av meddelandet och översättningen.

Senast uppdaterat juni 2019 v2