ALLGEMEINE DATENSCHUTZERKLÄRUNG ZUM EINSTELLUNGSPROZESS IN UNTERNEHMEN DER TOSHIBA GROUP IM EWR

1.    UMFANG DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Toshiba of Europe Ltd unterhält im Auftrag der Unternehmen der Toshiba Group in der EMEA-Region eine Website und ein System zur Stellenausschreibung mit Sitz in Großbritannien. Darüber werden von Zeit zu Zeit Talente für Stellenangebote in den Unternehmen unserer Gruppe in Europa, dem Nahen Osten, Afrika, Russland und den Vereinigten Arabischen Emiraten sowie in anderen Gerichtsbarkeiten wie Japan gesucht.

Wie die meisten Unternehmen speichern und verarbeiten wir eine Vielzahl von Informationen, von denen einige sich auf Personen beziehen, die sich für eine Stelle bei uns bewerben. Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf Personen, die sich für eine Stelle bei uns bewerben, auf die Daten, die wir im Rahmen des Einstellungsprozesses verarbeiten, und auf die Aufbewahrungs- bzw. Speicherdauer dieser Daten. Sie enthält auch Informationen, die gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) bereitgestellt werden müssen. 

IN KÜRZE WIRD IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG FOLGENDES ERKLÄRT:

• welche personenbezogenen Daten wir aufbewahren/speichern und warum wir sie verarbeiten;
• die rechtlichen Gründe, auf Grundlage derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können;
• woher die Daten stammen, wer sie einsehen darf und wie lange wir sie aufbewahren/speichern;
• wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten und andere Rechte zugreifen können;
• wie Sie uns kontaktieren können.

2.    BEWERBUNG FÜR EINE STELLE

Bitte beachten Sie, dass Toshiba of Europe Ltd als Datenverantwortlicher fungiert, wenn Sie sich für eine Stelle bewerben. Abhängig von der Rolle, für die Sie sich bewerben, können die Daten jedoch auch an jedes Tochterunternehmen oder verbundene Unternehmen weitergegeben werden, das Sie möglicherweise wie folgt beschäftigt: 

• Innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). In diesem Fall fungieren Toshiba of Europe Ltd und das jeweilige Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, als gemeinsame Datenverantwortliche, und die Datenschutzerklärung eines zusätzlichen spezifischen Unternehmens kann ebenfalls in Abhängigkeit von dem Unternehmen/Land, bei/in dem Sie sich bewerben, gelten. Wenn Sie zusätzliche Datenschutzerklärungen für ein bestimmtes Land/eine bestimmte Gerichtsbarkeit einsehen möchten, wenden Sie sich an das jeweilige Unternehmen für die Stelle, an der Sie interessiert sind. 
• Außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Wenn Sie sich für eine Stelle außerhalb des EWR bewerben, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Toshiba of Europe Ltd Ihre Daten für die entsprechende Stelle erhebt, verarbeitet und weiterleitet und dass dieses Unternehmen Ihre Daten für die Zwecke Ihrer Bewerbung erhebt und verarbeitet. In solchen Fällen kann eine zusätzliche Datenschutzerklärung gelten, und Sie sollten sich an die entsprechende Personalbeschaffungsstelle wenden, um weitere Einzelheiten zu erfahren. Unabhängig von Standort und Gerichtsbarkeit halten sich alle Tochterunternehmen der Toshiba Group und alle verbundenen Unternehmen an die höchsten Standards im Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen.
• In einigen Fällen finden Sie offene Stellen bei Unternehmen der Toshiba Group, die nicht konsolidiert und zu 100 % im Besitz von Toshiba sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited und TMEIC Europe Limited. In solchen Fällen können Toshiba of Europe Ltd und das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, als gemeinsame Datenverantwortliche fungieren. Wenn Sie sich für eine Stelle in einem dieser Unternehmen bewerben, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Toshiba of Europe Ltd Ihre Daten für die entsprechende Stelle erhebt, verarbeitet und weiterleitet und dass dieses Unternehmen Ihre Daten für die Zwecke Ihrer Bewerbung erhebt und verarbeitet. In solchen Fällen kann eine zusätzliche Datenschutzerklärung gelten, und Sie sollten sich an die entsprechende Personalbeschaffungsstelle wenden, um weitere Einzelheiten zu erfahren. Alle Tochterunternehmen der Toshiba Group und alle verbundenen Unternehmen halten sich an die höchsten Standards im Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen.

3.    DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE

Wir halten die Datenschutzgesetze und -grundsätze ein. Dies bedeutet, dass Ihre Daten:

• rechtmäßig, fair und transparent verwendet werden;
• nur für gültige Zwecke erhoben werden, die wir Ihnen eindeutig erklärt haben, und nicht in einer Weise, die mit diesen Zwecken nicht vereinbar ist;
• für die Zwecke, die wir Ihnen genannt haben, relevant und nur auf diese Zwecke beschränkt sind;
• korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden;
• nur so lange aufbewahrt/gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist, die wir Ihnen genannt haben;
• sicher aufbewahrt/gespeichert werden.

Die meisten von Toshiba in Bezug auf Ihre Bewerbung gespeicherten Informationen werden aus berechtigten geschäftlichen Gründen von Toshiba aufbewahrt/gespeichert. Dies ist die rechtliche Grundlage von Toshiba für die Aufbewahrung/Speicherung und Nutzung von Informationen über Sie. Einige Informationen werden von uns aufbewahrt/gespeichert, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Toshiba erhebt normalerweise keine Informationen, die nicht notwendig sind. Wenn Sie zusätzliche, optionale Informationen angegeben haben (über die von Toshiba angeforderten Informationen hinaus), ist die Rechtsgrundlage für die Verwendung dieser zusätzlichen Daten durch Toshiba Ihre Einwilligung. Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Datenschutzrechtlich gibt es verschiedene Gründe, auf die wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen können.  In einigen Zusammenhängen gelten mehrere Gründe.  Wir haben diese Gründe als Vertrag, rechtliche Verpflichtung, berechtigte Interessen und Einwilligung zusammengefasst. In der folgenden Tabelle wird dargelegt, was diese Begriffe bedeuten. 

 

Begriff	Grund für die Verarbeitung	Erklärung
Vertrag	Die Verarbeitung ist erforderlich, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen oder um auf Ihren Wunsch hin Schritte zum Abschluss eines Vertrags zu unternehmen	Dies umfasst die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und die Ausübung unserer vertraglichen Rechte.
Rechtliche Verpflichtung	Die Verarbeitung ist erforderlich, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen	Gewährleistung, dass wir unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachkommen.  Zum Beispiel die Bereitstellung eines sicheren Arbeitsplatzes und die Vermeidung rechtswidriger Diskriminierung.
Berechtigte Interessen	Die Verarbeitung ist notwendig für unsere oder die berechtigten Interessen Dritter	Wir oder ein Dritter haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere jeweiligen Geschäfte effektiv und ordnungsgemäß zu betreiben und zu verwalten, und dies im Zusammenhang mit diesen Interessen, die Ihre Daten verarbeiten.   Ihre Daten werden auf dieser Grundlage nicht verarbeitet, wenn unsere oder die Interessen Dritter durch Ihre eigenen Interessen, Rechte und Freiheiten außer Kraft gesetzt werden.
Einwilligung	Sie haben der Verarbeitung Ihrer Daten ausdrücklich eingewilligt	Generell ist die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung nicht von Ihrer Einwilligung abhängig.  Es kann jedoch Fälle geben, in denen wir bestimmte Dinge tun, z. B. eine Referenz angeben und uns auf Ihre Einwilligung stützen.

 

Wenn Sie auf Anforderung keine Angaben machen, die für die Prüfung Ihrer Bewerbung erforderlich sind, können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten.

4.    PERSONENBEZOGENE DATEN – WELCHE DATEN WIR AUFBEWAHREN/SPEICHERN UND WARUM WIR SIE VERARBEITEN

„Personenbezogene Daten“ sind Informationen, die sich auf Sie beziehen (oder anhand derer Sie identifiziert werden können), die automatisch verarbeitet werden oder die Teil eines strukturierten manuellen Ablagesystems sind (oder sein sollen). Wir verarbeiten Daten für die Zwecke unseres Geschäfts einschließlich der Zwecke für Einstellung, Management, Verwaltung, Beschäftigung und der rechtlichen Zwecke. 

Es liegt in unserem berechtigten Interesse, zu entscheiden, ob wir diese Informationen verwenden, wenn wir überlegen, ob wir Sie für eine Rolle einsetzen sollen, da es für unser Unternehmen von Vorteil wäre, Kandidaten mit den erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Rolle zu ernennen. 

Sobald wir Ihre Bewerbung geprüft haben, werden wir diese Informationen verarbeiten, um zu entscheiden, ob Sie die grundlegenden Anforderungen erfüllen, um in die engere Auswahl für die Rolle aufgenommen zu werden. In diesem Fall entscheiden wir, ob Ihre Bewerbung aussagekräftig genug ist, um Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. 

Wenn wir Sie anrufen, um Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, verwenden wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen im Vorstellungsgespräch, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Rolle anbieten. Wenn wir uns dazu entschließen, Ihnen die Rolle anzubieten, werden wir in der Regel Referenzen aufgreifen, bevor wir Ihre Ernennung bestätigen.

Wir müssen auch Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um zu entscheiden, ob wir einen Arbeitsvertrag mit Ihnen abschließen.
Die Beispiele in der Tabelle sind natürlich nicht vollständig.  Obwohl in der Tabelle keine Daten zu Straftaten aufgeführt sind, könnten wir, wenn wir herausfinden würden, dass jemand, der sich bei uns bewirbt, verdächtigt wird, eine Straftat begangen zu haben, diese Informationen verarbeiten, wenn dies für unsere Zwecke relevant ist.  Ggf. verlangen wir für bestimmte Rollen auch eine strafrechtliche Hintergrundprüfung, beispielsweise für Personen, die in finanziellen Rollen arbeiten oder mit Minderjährigen zusammenarbeiten.  
 

Zweck	Beispiele für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden können	Grund für die Verarbeitung
Einstellung	Standarddaten in Bezug auf Ihre Identität (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Ausweisinformationen und -dokumente, Telefonnummern, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Kontaktdaten, Berufserfahrung und Ausbildung (einschließlich Hochschulabschlüsse, akademische Aufzeichnungen, Berufslizenzen, Mitgliedschaften und Bescheinigungen, Auszeichnungen und Erfolge sowie Angaben zu aktuellen und früheren Beschäftigungsverhältnissen)), Finanzinformationen (einschließlich aktueller Gehaltsinformationen), Sprachkenntnisse und sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung im Zusammenhang mit der Erfüllung der Funktion übermitteln. Informationen zu Ihrer Bewerbung und zu unserer Prüfung, Ihre Referenzen, etwaige Überprüfungen der zur Verfügung gestellten Informationen oder Hintergrundüberprüfungen sowie Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Recht auf Arbeit.  Bei Bedarf verarbeiten wir auch Informationen zu Ihrem Gesundheitszustand, etwaigen Behinderungen und im Zusammenhang mit etwaigen Anpassungen der Arbeitsbedingungen	Vertrag Rechtliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Verwaltung unseres Einstellungsprozesses	Bewertung Ihrer Erfahrungen und Qualifikationen anhand der Anforderungen der Stelle, für die Sie sich bewerben.   Verwaltung unseres Online-Karriereportals.   Kommunikation mit Ihnen in Bezug auf jedes von uns ausgewählte Stellenangebot und Bereitstellung von Informationen zu unserem Onboarding-Prozess.	Vertrag Rechtliche Verpflichtung  Berechtigte Interessen
Vertragsabschluss mit Ihnen (wenn Sie von uns ein Angebot erhalten haben)	Informationen zu Ihren Arbeitsbedingungen von Zeit zu Zeit, einschließlich Ihrer Arbeitszeiten und -muster, Ihres Entgelts und Ihrer Leistungen, wie z. B. Ihre Teilnahme an Pensionsregelungen, Lebens- und Krankenversicherungen und alle Bonus- oder Aktienprogramme.	Vertrag Rechtliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Kontaktaufnahme mit Ihnen oder anderen Personen in Ihrem Namen	Ihre Adresse und Telefonnummer, Notfallkontaktinformationen und Informationen zu Ihren nächsten Verwandten.	Vertrag Berechtigte Interessen
Finanzplanung und Budgetierung	Informationen wie Ihr vorgeschlagenes Gehalt und (falls zutreffend) vorgesehene Bonusstufen.	Berechtigte Interessen
Physische und Systemsicherheit	Bilder der Kameraüberwachung bei Anwesenheit zum Interview in unseren Räumlichkeiten.	Rechtliche Verpflichtung Berechtigte Interessen
Weitergabe von Informationen an Dritte im Zusammenhang mit Transaktionen, die wir erwägen oder durchführen	Informationen zu jedem Ihnen unterbreiteten Angebot und Ihren Vertragsvorschlägen sowie andere Beschäftigungsdaten, die von einer an einer Transaktion beteiligten Partei wie einem potenziellen Käufer, Verkäufer oder Outsourcer benötigt werden.	Berechtigte Interessen
Überwachung der Vielfalt und Chancengleichheit	Informationen zu Ihrer Nationalität, Rasse und ethnischen Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung und Alter im Rahmen von Initiativen zur Überwachung der Vielfalt. Diese Daten werden aggregiert und zur Überwachung der Chancengleichheit verwendet. Bitte beachten Sie, dass wir aggregierte und anonymisierte Statistiken zu Vielfalt an die Aufsichtsbehörden weitergeben können, wenn dies formell erforderlich ist/angefordert wurde.	Berechtigte Interessen
Streitigkeiten und Gerichtsverfahren	Alle Informationen, die für einen Rechtsstreit oder ein Gerichtsverfahren, das uns betrifft, relevant oder möglicherweise relevant sind.	Berechtigte Interessen Rechtliche Verpflichtung

  

Personenbezogene Daten, aus denen Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gesundheit, sexuelle Orientierung, Sexualleben, Gewerkschaftsmitgliedschaft sowie genetische und biometrische Daten hervorgehen, unterliegen einem besonderen Schutz und gelten nach dem EU-Datenschutzrecht als „sensible personenbezogene Daten“. 

Wir können sensible personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, beispielsweise (ohne Einschränkung) das Speichern Ihrer Gesundheitsakten, um sicherzustellen, dass wir Ihnen einen gesunden und sicheren Arbeitsplatz bieten, oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Überwachung der Vielfalt.

Bitte beachten Sie, dass das Unternehmen bei Annahme eines Angebots von uns weitere Informationen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses verarbeitet. Im Rahmen des On-Boarding-Prozesses erhalten Sie unsere vollständige Datenschutzerklärung in Bezug auf den Arbeitsplatz. 
Um Zweifel auszuschließen, ist Jobtrain Ltd in Bezug auf die Einstellungs-Website der rechtmäßige Eigentümer der in diesem System verwendeten Software, die an Toshiba und jede für ihre Verwendung relevante Tochtergesellschaft lizenziert ist. Für die Zwecke der Datenschutzgesetzgebung (DSGVO) ist Toshiba of Europe der Datenverantwortliche und Jobtrain Ltd der Datenverarbeiter aller personenbezogenen Daten. 

5.    WOHER STAMMEN DIE DATEN UND WER DARF SIE EINSEHEN?

Einige der personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, stammen von Ihnen.  Zum Beispiel teilen Sie uns Ihre Kontaktdaten und Berufserfahrung mit.  Wenn Sie bei uns ein Arbeitsverhältnis aufnehmen, geben Sie ggf. Ihre Bankdaten an.  

Andere personenbezogene Daten können von Dritten stammen, beispielsweise von Personalvermittlern, die in Ihrem Namen oder auf der Grundlage Ihrer Referenzen handeln.  

Ihre personenbezogenen Daten werden intern von Führungskräften, der Personalabteilung und unter bestimmten Umständen (wenn Sie bei uns ein Arbeitsverhältnis aufnehmen) von Kollegen eingesehen. 

Bei Erfolg geben Unternehmen der Toshiba Group ggf. einige Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte weiter, die Dienstleistungen im Zusammenhang mit Systemen von Toshiba erbringen, oder zur Förderung eines Arbeitsvertrags. Diese Dritten dürfen diese Daten nur für die Zwecke nutzen, für die Toshiba Ihre Daten speichert, und sie unterliegen den strengen vertraglichen Anforderungen. Die betreffende Toshiba-Stelle stellt Ihnen dann eine separate Datenschutzerklärung für den Arbeitsplatz zur Verfügung. Manchmal werden Daten auch an andere weitergegeben, wenn dies für die Zwecke erforderlich ist, für die die Daten gespeichert wurden.

6.    WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Wenn Sie bei uns angestellt werden, werden Ihre personenbezogenen Daten im Allgemeinen für die Dauer Ihrer Anstellung und für einen bestimmten Zeitraum danach gespeichert.  Wenn Sie bei uns keine Anstellung finden, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für maximal 12 Monate speichern, nachdem wir Sie darüber informiert haben, dass Sie keine Anstellung bei uns gefunden haben.  

7.    ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN AUßERHALB DES EWR

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich und wie in dieser Datenschutzerklärung angegeben, an Mitglieder unserer Group und Datenverarbeiter in anderen Gerichtsbarkeiten, in denen wir niedergelassen sind, einschließlich Japan, und in seltenen Fällen den USA, außerhalb des EWR übertragen. 

8.    IHRE DATENRECHTE

Sie haben das Recht auf Offenlegung der gespeicherten Daten, um Informationen über die Daten zu erhalten, die wir über Sie verarbeiten. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte zunächst an das zentrale Personalabteilungsteam unter [email protected].

Wenn Sie einen Antrag auf Offenlegung der gespeicherten Daten stellen und Fragen zu Ihrer Identität bestehen, müssen Sie möglicherweise Informationen bereitstellen, anhand derer wir uns von Ihrer Identität überzeugen können. 

Neben Ihrem Recht auf Offenlegung der gespeicherten Daten haben Sie möglicherweise einen Rechtsanspruch auf Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Widerspruch gegen deren Verarbeitung oder auf Einschränkung ihrer Verarbeitung.  Wenn Sie uns Daten zu Ihrer Person zur Verfügung gestellt haben (z. B. Ihre Adresse), haben Sie das Recht, die Daten in maschinenlesbarem Format zur Übermittlung an einen anderen Datenverantwortlichen zu erhalten.  Dies gilt nur, wenn der Grund für die Verarbeitung „Einwilligung“ oder „Vertrag“ ist.

9.    KONTAKTDATEN 

Bitte wenden Sie sich für alle Anfragen zunächst an das zentrale Personalabteilungsteam unter [email protected]. 

Bei Beschwerden bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten richten Sie diese schriftlich an folgende Adresse:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Vereinigtes Königreich

10.    STATUS DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Arbeitsvertrags, den Sie möglicherweise abschließen, und schafft keine vertraglichen Rechte oder Pflichten. Sie kann von uns jederzeit geändert werden.

Wurde diese Datenschutzerklärung in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt, dann dient die Übersetzung nur Ihrer Bequemlichkeit. Besteht ein Widerspruch zwischen der englischen Version der Datenschutzerklärung und der Übersetzung, hat die englische Version Vorrang.

Zuletzt aktualisiert Juni 2019 v2