DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD GENERAL PARA LOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE LAS ENTIDADES DEL GRUPO TOSHIBA DEL EEE

1.    ALCANCE DE LA DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD

Toshiba of Europe Ltd se encarga, en nombre de las entidades del Grupo Toshiba de la zona EMEA, del mantenimiento de un sitio web y un sistema de selección de personal con sede en Reino Unido, los cuales se emplean como fuente de talento para las oportunidades laborales que ofrecen las empresas de nuestro grupo en Europa, Oriente Medio y África, incluidos Rusia y Emiratos Árabes Unidos, así como en otras jurisdicciones tales como Japón de forma esporádica.

Como la mayoría de las empresas, guardamos y procesamos una gran variedad de información, parte de la cual está vinculada con las personas que solicitan trabajar para nosotros. La presente declaración se centra en los candidatos, los datos que procesamos como parte del proceso de selección y cuánto tiempo se conservarán los mismos. También establece las obligaciones de información en virtud del Reglamento general de protección de datos (RGPD). 

EN RESUMEN, EN LA PRESENTE DECLARACIÓN SE EXPLICA:

• qué datos personales guardamos y por qué los procesamos;
• los fundamentos jurídicos que nos permiten procesar sus datos personales;
• de dónde provienen los datos, quién puede verlos y cuánto tiempo los conservamos;
• cómo acceder a sus datos personales y otros derechos;
• cómo ponerse en contacto con nosotros.

2.    PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS PARA PUESTOS VACANTES

Al presentar su candidatura para un puesto vacante, tenga en cuenta que Toshiba of Europe Ltd actúa como responsable del tratamiento de los datos. Sin embargo, dependiendo del puesto para el que postule, los datos también podrían compartirse con cualquier filial o empresa asociada que potencialmente pudiera contratarlo según lo siguiente: 

• Dentro del EEE. En este caso, Toshiba of Europe Ltd y la entidad en concreto para la que postule actuarán como corresponsables del tratamiento y por tanto es posible que rija también la declaración de privacidad de dicha entidad, dependiendo de la empresa o país en el que presente su candidatura. Si desea leer la declaración de privacidad de un país o jurisdicción específicos, consulte a la entidad en concreto que ofrece la vacante en la que está interesado. 
• Fuera del EEE. Al postular para una vacante fuera del EEE, otorga su consentimiento a Toshiba of Europe Ltd para recopilar, procesar y compartir sus datos con la entidad correspondiente, y para que dicha entidad recopile y procese sus datos con la exclusiva finalidad de poder gestionar su candidatura. En tales casos, es posible que rija también otra declaración de privacidad y deberá comunicarse con la entidad responsable del proceso de selección de personal correspondiente para obtener más información. Independientemente de su ubicación y jurisdicción, todas las filiales y empresas asociadas del Grupo Toshiba cumplen con las normas más estrictas en materia de tratamiento y protección de datos personales.
• En algunos casos, puede encontrar una vacante en empresas del Grupo Toshiba no consolidadas o que no son propiedad exclusiva de Toshiba, entre las que se incluyen Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited y TMEIC Europe Limited. En tales casos, Toshiba of Europe Ltd y la entidad en particular para la que postule pueden actuar como corresponsables del tratamiento de los datos. Al postular para una vacante de alguna de estas empresas, otorga su consentimiento a Toshiba of Europe Ltd para recopilar, procesar y compartir sus datos con la entidad correspondiente, y para que dicha entidad recopile y procese sus datos con la exclusiva finalidad de poder gestionar su candidatura. En tales casos, es posible que rija también otra declaración de privacidad y deberá comunicarse con la entidad responsable del proceso de selección de personal correspondiente para obtener más información. Todas las filiales y empresas asociadas del Grupo Toshiba cumplen con las normas más estrictas en materia de tratamiento y protección de datos personales.

3.    PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

Cumpliremos con la legislación y los principios de protección de datos, lo que significa que sus datos:

• Se usarán de manera legal, justa y transparente.
• Se recopilarán únicamente para fines válidos a los efectos explicados a usted con claridad y no se utilizarán de ninguna forma incompatible con dichos fines.
• Serán pertinentes para los fines comunicados a usted y se limitarán exclusivamente a dichos fines.
• Serán exactos y estarán actualizados.
• Se conservarán solo el tiempo necesario para los fines indicados.
• Se guardarán de forma segura.

La mayor parte de la información que posee Toshiba en relación con su candidatura se conserva por un interés legítimo ligado a las actividades de Toshiba. Este es el fundamento jurídico en el que se basa Toshiba para guardar y utilizar información suya. Conservamos cierta información porque existe un requisito legal para ello. Toshiba normalmente no pretende conservar información que no sea necesaria. Si proporcionó información adicional u opcional (más allá de la requerida por Toshiba), la base jurídica para el uso por parte de Toshiba de dicha información adicional es su consentimiento. Tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

De conformidad con la legislación de protección de datos, existen varios fundamentos jurídicos en los que podemos basarnos para el tratamiento de sus datos personales.  En algunos contextos puede regir más de uno.  Resumimos y dividimos dichos fundamentos en varias categorías: contractual, de obligación legal, de interés legítimo y por consentimiento, y describimos el significado de estos términos en la siguiente tabla. 
 

Término	Fundamento para el tratamiento	Explicación
Contractual	Tratamiento necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado sea parte o para la realización de trámites a petición del interesado a fin de formalizar un contrato	Abarca el cumplimiento de nuestros deberes contractuales y el ejercicio de nuestros derechos contractuales.
De obligación legal	El tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales	Nos aseguramos de cumplir con nuestras obligaciones legales y normativas.  Por ejemplo, para proporcionar un lugar de trabajo seguro y para evitar la discriminación ilegal.
De interés legítimo	Tratamiento necesario en legítimo interés nuestro o de un tercero	Nosotros o un tercero tenemos el interés legítimo de llevar a cabo, gestionar y administrar nuestras respectivas actividades empresariales de manera efectiva y adecuada, y trataremos sus datos en aras de dicho interés.   El tratamiento de sus datos no se basará en este fundamento si nuestros intereses o los de un tercero entran en conflicto con sus propios intereses, derechos y libertades.
Por consentimiento	Usted nos ha autorizado específicamente para el tratamiento de sus datos	En general, el tratamiento de sus datos en relación con un proceso de selección de personal no requiere su consentimiento.  Pero puede haber ocasiones en las que realicemos acciones específicas, como dar referencias, y dependemos de su consentimiento para hacerlo.

       

Si no proporciona la información necesaria para que consideremos su candidatura, no podremos incluirle en el proceso de selección.

4.    DATOS PERSONALES: CUÁLES GUARDAMOS Y POR QUÉ LOS PROCESAMOS

«Datos personales» o «datos de carácter personal» alude a cualquier información relativa a usted (o a partir de la cual se le pueda identificar) que se trate con ayuda de procedimientos automatizados o que forme (o se pretenda que forme) parte de un sistema estructurado de archivado manual. El tratamiento de datos se efectúa con fines empresariales, entre los que se incluyen la selección, la gestión y la administración de personal, así como fines legales. 

En nuestro legítimo interés podemos decidir si usamos dicha información al considerarle para un puesto, dado que redunda en beneficio de nuestra empresa seleccionar candidatos con el nivel requerido de habilidades, cualificaciones e idoneidad para el puesto. 

Una vez recibida su candidatura, procesaremos esa información para decidir si cumple con los requisitos básicos para ser preseleccionado para el puesto. Si es el caso, decidiremos si su candidatura es lo suficientemente sólida como para realizarle una entrevista. 

Si decidimos realizarle una entrevista, usaremos la información que nos proporcione durante la entrevista para decidir si le ofrecemos el puesto. Si finalmente se lo ofrecemos, lo normal es que verifiquemos sus referencias antes de designarle definitivamente.

También debemos procesar información personal suya para decidir si firmamos un contrato laboral con usted.

Los ejemplos de la tabla no son exhaustivos, por supuesto.  Por ejemplo, aunque la tabla no mencione datos relacionados con delitos penales, si descubriéramos que un candidato es sospechoso de haber cometido un delito penal, podríamos procesar esa información si fuera relevante para nuestros propósitos.  Si es necesario, también verificaremos los antecedentes penales para ciertos puestos, por ejemplo, para puestos financieros o de trabajo con menores.  
 

Finalidad	Ejemplos de datos personales que se pueden procesar	Fundamentos jurídicos para el tratamiento
Selección de personal	Datos normales relacionados con su identidad; por ejemplo, su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, información y documentos de identidad, números de teléfono, lugar de nacimiento, nacionalidad, datos de contacto, experiencia profesional y formación (incluidos títulos universitarios, registros académicos, licencias profesionales, afiliaciones y certificados, premios y logros, y detalles del empleo actual y de empleos anteriores), información financiera (incluida información del salario actual), idiomas y cualquier otra información personal que nos presente como parte de su candidatura y que esté relacionada con el puesto. Información relacionada con su candidatura y nuestra evaluación de la misma, sus referencias, cualquier comprobación que podamos realizar para verificar la información proporcionada o para la verificación de su experiencia, y cualquier información relacionada con su permiso de trabajo.  Si es necesario, también procesaremos información relacionada con su salud, cualquier discapacidad e información relacionada con cualquier adaptación necesaria para el trabajo.	Contractual De obligación legal De interés legítimo
Gestión del proceso de selección	Evaluación de su experiencia y cualificaciones en relación con los requisitos del puesto para el que postula.   Gestión de nuestro portal en línea de ofertas de empleo.   Comunicación con usted con respecto a cualquier oferta de empleo que decidamos hacerle y brindarle información sobre nuestro proceso de incorporación.	Contractual De obligación legal  De interés legítimo
Firma de un contrato con usted (si le ofrecemos el puesto)	Información sobre las condiciones laborales de forma esporádica, incluyendo el horario y pautas de trabajo, su salario y beneficios, tal como la participación en planes de pensiones, seguros de vida y médicos; y cualquier programa de bonificación o de compra de acciones.	Contractual De obligación legal De interés legítimo
Contacto con usted o con otras personas en su nombre	Su dirección y número de teléfono, información de contacto de emergencia e información sobre sus parientes más cercanos.	Contractual De interés legítimo
Planificación financiera y elaboración de presupuestos	Información tal como el salario propuesto y, si corresponde, los niveles de bonificación previstos.	De interés legítimo
Seguridad física y del sistema	Imágenes del circuito cerrado de televisión (CCTV) obtenidas durante su asistencia a la entrevista en nuestras instalaciones.	De obligación legal De interés legítimo
Información a terceros relativa a operaciones en estudio o en proceso	Información sobre ofertas y propuestas de contrato u otros datos laborales que pueda solicitar cualquier parte interesada de una operación, como un posible comprador, vendedor o subcontratista.	De interés legítimo
Supervisión de la diversidad y la igualdad de oportunidades	Información sobre nacionalidad, origen racial y étnico, género, orientación sexual, religión, discapacidad y edad contemplada en el marco de las iniciativas de supervisión de la diversidad. Dichos datos se agregarán y utilizarán con fines de control de la igualdad de oportunidades. Tenga en cuenta que es posible que compartamos las estadísticas de diversidad agregadas y anonimizadas con las autoridades si así se requiere/solicita formalmente.	De interés legítimo
Gestión de conflictos y procesos legales	Información pertinente o potencialmente pertinente en cualquier conflicto o proceso legal que nos afecte.	De interés legítimo De obligación legal

       

Los datos personales que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, datos relativos a la salud, datos relativos a la orientación sexual o la vida sexual y datos genéticos y biométricos están sujetos a una protección especial al estar considerados como «datos personales sensibles» por la ley de privacidad de la UE. 

Puede darse el caso de que procesemos datos personales sensibles sobre usted (por ejemplo, entre otros, almacenamos su historial médico para garantizar que le proporcionamos un entorno laboral saludable y seguro, o procesamos datos personales en relación con la supervisión de la diversidad).

Tenga en cuenta que si acepta una oferta nuestra, la empresa procesará más información como parte de la relación laboral. Le proporcionaremos nuestra declaración de privacidad en el entorno laboral completa durante el proceso de incorporación. 

Para evitar cualquier tipo de duda, Jobtrain Ltd es el propietario legal del software utilizado en el sistema del sitio web de selección de personal y está autorizado para su uso por Toshiba y cualquier filial pertinente. En relación con la legislación de protección de datos (RGPD), Toshiba of Europe es el responsable del tratamiento y Jobtrain Ltd es el encargado del tratamiento de cualquier dato personal. 

5.    ¿DE DÓNDE PROVIENEN LOS DATOS Y QUIÉN LOS PUEDE CONSULTAR?

Algunos de los datos personales que procesamos sobre usted nos los ha proporcionado usted mismo.  Por ejemplo, usted nos comunica sus datos de contacto y su experiencia laboral.  Si le contratamos, puede que nos proporcione sus datos bancarios.  

Otros datos personales pueden provenir de terceros, como empresas de selección de personal que actúan en su nombre o referencias.  
Internamente, sus datos personales podrán ser consultados por los directivos, los empleados de recursos humanos y, en determinadas circunstancias (si le contratamos), por compañeros de trabajo. 

Al contratarle, las empresas del grupo Toshiba pueden revelar algunos de sus datos personales a terceros que presten servicios en relación con los sistemas de Toshiba, o en cumplimiento de cualquier contrato de trabajo. A estos terceros solo se les permite usar los datos para los fines por los cuales Toshiba los guarda y están sujetos a estrictos requisitos contractuales. La entidad pertinente del grupo Toshiba le proporcionará entonces su propia declaración de privacidad para el entorno laboral. En ocasiones, también podemos revelar datos a terceros cuando sea necesario para los fines por los cuales se conservan.

6.    ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?

En general, si usted trabaja para nosotros, mantendremos sus datos personales mientras dure su empleo y durante un tiempo después.  Si no logra obtener un empleo con nosotros, conservaremos sus datos personales durante un máximo de 12 meses después de informarle del rechazo de su candidatura.  

7.    TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES FUERA DEL EEE

Cuando sea necesario, y según lo establecido en la presente declaración de privacidad, transferiremos sus datos personales fuera del EEE a miembros de nuestro grupo y encargados del tratamiento de datos de otras jurisdicciones en las que estamos presentes, incluido Japón y, en raras ocasiones, EE. UU. 

8.    SUS DERECHOS SOBRE LOS DATOS

Tiene derecho a realizar una petición de acceso a datos personales para recibir información sobre los datos que procesamos sobre usted. Si en algún momento deseara más aclaraciones, póngase primero en contacto con el departamento central de selección de personal en [email protected].

Si realiza una solicitud de acceso a sus datos personales y existe alguna duda acerca de su identidad, es posible que le solicitemos que nos proporcione información con la finalidad de confirmar su identidad. 

Además de su derecho de acceso a datos personales, tiene derecho legal a que estos sean rectificados o eliminados, a oponerse o a limitar su tratamiento.  Si nos ha proporcionado datos sobre usted (por ejemplo, su dirección), tiene derecho a recibir los datos en un formato informatizado legible para su transmisión a otro responsable del tratamiento.  Esto último será de aplicación solamente si el motivo del tratamiento es un consentimiento o un contrato.

9.    DATOS DE CONTACTO 

Póngase en contacto primero con el departamento central de selección de personal [email protected] para toda consulta. 

Si tiene quejas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, debe enviarlas por escrito a:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Reino Unido

10.    ESTADO DE LA PRESENTE DECLARACIÓN
La presente declaración no forma parte de su contrato de trabajo y no establece derechos ni obligaciones contractuales. Podrá ser modificada en cualquier momento.

Si se ofrece en distintos idiomas, la traducción será solo para su propia conveniencia y, en caso de contradicción entre la versión en inglés de la presente declaración y su traducción, prevalecerá la versión en inglés.

Última actualización: Junio de 2019 – v2