YLEINEN REKRYTOINNIN TIETOSUOJAILMOITUS ETA-ALUEEN TOSHIBA-KONSERNIN YHTEISÖILLE

1.    TIETOSUOJAILMOITUKSEN LAAJUUS

Toshiba of Europe Ltd -yhtiö ylläpitää Euroopan, Lähi-Idän ja Afrikan alueen Toshiba-konsernin yhteisöjen puolesta rekrytointiverkkosivua ja -järjestelmää Yhdistyneessä kuningaskunnassa, jota käytetään paikallistamaan osaajia työtehtäviin konsernimme yrityksissä Euroopan, Lähi-Idän ja Afrikan maissa, Venäjä ja Yhdistyneet arabiemiraatit mukaan lukien, sekä ajoittain Japanin kaltaisilla oikeustoimialueilla.

Useimpien yritysten tavoin omistamme ja käsittelemme suuria tietomääriä, joista osa liittyy yksilöihin, jotka hakevat meiltä töitä. Tämä ilmoitus keskittyy yksilöihin, jotka hakevat meiltä töitä, tietoihin, joita käsittelemme osana rekrytointiprosessia, ja siihen, miten kauan tiedot säilytetään. Siinä määritetään myös yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) alaisena tarjottavat tiedot. 

LYHYESTI ILMAISTUNA ILMOITUS SELVENTÄÄ:

• mitä henkilötietoja meillä on ja miksi käsittelemme ne;
• lainmukaiset perustat henkilötietojesi käsittelyyn;
• mistä tiedot tulevat, kuka näkee ne ja miten pitkään säilytämme niitä;
• kuinka pääset henkilötietoihisi ja voit hyödyntää muita oikeuksiasi;
• kuinka ottaa yhteyttä meihin.

2.    VAPAANA OLEVAN VIRAN HAKEMINEN

Kun haet vapaana olevaa virkaa, sinun tulee tiedostaa, että Toshiba of Europe Ltd toimii tietojen rekisterinpitäjänä. Riippuen roolista, jota haet, tiedot voidaan jakaa myös mille tahansa sinut mahdollisesti työllistävälle tytär- tai sisaryhtiöllemme seuraavasti: 

• ETA-alueen sisällä. Tässä tapauksessa Toshiba of Europe Ltd ja yhteisö, jolta haet töitä, toimivat yhdessä rekisterinpitäjänä, ja toisen yhteisön tietosuojailmoitus voi myös päteä, riippuen yhtiöstä tai maasta, johon haet. Jos haluat nähdä kyseisen tietyn valtion tai oikeustoimialueen lisätietosuojailmoituksen, kysy lisää tietoja kiinnostuksesi kohteena olevan vapaana olevan viran tarjoavalta yhteisöltä. 
• ETA-alueen ulkopuolella. Hakemalla vapaana olevaa virkaa ETA-alueen ulkopuolella annat suostumuksesi Toshiba of Europe Ltd -yritykselle kerätä, käsitellä ja jakaa tiedot kyseiselle yhteisölle ja kyseiselle yhteisölle kerätä ja käsitellä tietosi työhakemuksesi vaatimiin tarkoituksiin. Tällaisissa tapauksissa tietoihin voidaan soveltaa ylimääräistä tietosuojailmoitusta, ja sinun olisi otettava yhteyttä asianomaiseen rekrytoivaan yhteisöön saadaksesi lisää tietoja. Sijainnista ja oikeustoimialueesta riippumatta kaikki Toshiba-konsernin sisaryhtiöt ja tytäryhtiöt noudattavat tiukimpia mahdollisia standardeja käsitellessään henkilötietoja tietosuojavaatimusten mukaisesti.
• Joissain tapauksissa voit löytää vapaana olevia virkoja Toshiba-konsernin yhtiöistä, jotka eivät ole konsolidoituja ja Toshiban kokonaan omistamia. Näihin sisältyvät näihin rajoittumatta yhtiöt Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited ja TMEIC Europe Limited. Tällaisessa tapauksessa Toshiba of Europe Ltd ja se yhteisö, johon haet, voivat toimia tietojen yhteisinä rekisterinpitäjinä. Hakemalla vapaana olevaa virkaa yhdessä näistä yhtiöistä annat suostumuksesi Toshiba of Europe Ltd -yritykselle kerätä, käsitellä ja jakaa tiedot kyseiselle yhteisölle ja kyseiselle yhteisölle kerätä ja käsitellä tietosi työhakemuksesi vaatimiin tarkoituksiin. Tällaisissa tapauksissa tietoihin voidaan soveltaa ylimääräistä tietosuojailmoitusta, ja sinun olisi otettava yhteyttä asianomaiseen rekrytoivaan yhteisöön saadaksesi lisää tietoja. Kaikki Toshiba-konsernin sisaryhtiöt ja tytäryhtiöt noudattavat tiukimpia mahdollisia standardeja käsitellessään henkilötietoja tietosuojavaatimusten mukaisesti.

3.    TIETOSUOJAPERIAATTEET

Noudatamme tietosuojalakeja ja -periaatteita, mikä tarkoittaa, että tietosi:

• Tulevat käytetyksi lainmukaisesti, reilusti ja läpinäkyvästi.
• Kerätään vain kelvollisiin tarkoitusperiin, jotka olemme selittäneet selkeästi, ja niitä ei käytetä millään tavalla, joka ei sovi yhteen näiden tarkoitusperien kanssa.
• Liittyvät vain tarkoituksiin, joista olemme kertoneet sinulle, ja rajataan vain näihin tarkoituksiin.
• Pidetään tarkkana ja ajantasaisina.
• Säilytetään vain niin pitkään kuin tietoja tarvitaan niihin tarkoitusperiin, joista olemme kertoneet sinulle.
• Pidetään salassa.

Suurinta osa Toshiban hakemuksesi suhteen säilyttämistä tiedoista säilytetään Toshiban oikeutettujen etujen varjelemiseksi. Tämä on lainmukainen perusta sille, että Toshiba kerää ja käyttää sinua koskevia tietoja. Säilytämme joitakin tietoja, koska lain mukaan meitä vaaditaan tekemään näin. Toshiba ei normaalisti pyri säilyttämään tietoja, jos tälle ei ole tarvetta. Jos olet antanut lisää valinnaista tietoa (Toshiban vaatiman lisäksi), lainmukainen perusta sille, että Toshiba voi käyttää kyseisiä lisätietoja, on suostumuksesi. Sinulla on oikeus vetää suostumuksesi pois koska tahansa.

Tietosuojalaissa on useita perustoja, joihin voimme luottaa käsitellessäsi henkilötietojasi.  Joissain tilanteissa useampi kuin yksi perusta pätee. Yhteenvetona perustat ovat Sopimus, Lainmukainen velvollisuus, Oikeutetut edut ja Suostumus, ja teemme yhteenvedon siitä, mitä termit merkitsevät, seuraavassa taulukossa. 
 

Termi	Käsittelysyy	Selitys
Sopimus	Käsittely, joka on tarpeen sopimuksen suorittamiseen kanssasi tai siihen, että pyynnöstäsi otetaan askeleita kohti sopimuksen solmimista	Tämä kattaa sopimuksellisten velvoitteittemme suorittamisen ja sopimusoikeuksien toteuttamisen.
Lainmukainen velvollisuus	Käsittely on tarpeen lainmukaisten velvollisuuksiemme suorittamiseksi	Lain- ja säännöstenmukaisten velvollisuuksien suorittaminen.  Esimerkiksi se, että tarjoamme turvallisen työympäristön ja vältämme laittoman syrjinnän.
Oikeutetut edut	Käsittely, joka on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen kannalta	Meillä tai kolmannella osapuolella on oikeutettuja etuja suorittaa, hallita ja hallinnoida yrityksiämme tehokkaasti ja järkevästi ja yhteydessä tietojasi käsitteleviin tahoihin.   Tietojasi ei käsitellä tällä perusteella, jos omat etusi, oikeutesi tai vapautesi ohittavat meidän tai kolmannen osapuolen edut.
Suostumus	Olet antanut suostumuksen tietojesi käsittelyyn	Yleisesti ottaen tietojesi käsittely yhteydessä työllistymiseesi ei riipu suostumuksestasi.  Voi olla kuitenkin tilanteita, joissa teemme tiettyjä asioita, kuten toimimme suostuttelijana tähän antamasi suostumuksen pohjalta.

Jos et tarjoa kysyttäessä tietoja, joita tarvitsemme harkitaksemme hakemustasi, emme voi käsitellä hakemustasi onnistuneesti.

4.    HENKILÖTIEDOT – MITÄ TIETOJA MEILLÄ ON JA MIKSI KÄSITTELEMME NE

”Henkilötiedot” ovat sinuun liittyviä tietoja (tai tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa), jotka käsitellään automaattisesti tai jotka ovat (tai joiden on tarkoitettu olevan) osa rakenteellista manuaalista arkistointijärjestelmää. Käsittelemme tiedot yrityksemme tarkoituksiin, joihin kuuluu rekrytointi, johtaminen, hallinta, työllistäminen ja lainmukaiset tarkoitukset. 

On oikeutettujen etujemme piirissä päättää, käytämmekö tätä tietoa harkitessamme sinun nimittämistäsi työtehtävään, koska olisi yrityksemme etu nimittää ehdokkaita, joilla on vaadittu taitojen, soveltuvuuksien ja työtehtävään sopivuuden taso. 

Harkittuamme hakemustasi käsittelemme tiedot päättääksemme, täytätkö riittävällä tavalla perusvaatimukset päästäksesi työtehtävän valintalistalle. Jos on, päätämme, onko hakemuksesi tarpeesi hyvä, että kutsuisimme sinut haastatteluun. 

Jos päätämme kutsua sinut haastatteluun, käytämme tarjoamiasi tietoja päättääksemme, tarjoammeko sinulle työtehtävää. Jos päätämme tarjota sinulle työtehtävää, otamme yleensä yhteyttä suosittelijoihisi ennen nimityksesi varmistamista.

Meidän on myös käsiteltävä henkilötietosi päättääksemme, solmimmeko kanssasi työsopimuksen.

Taulukon esimerkit eivät tietenkään voi olla kattavia.  Vaikka taulukko ei esimerkiksi mainitse tietoja, jotka liittyvät rikoksiin, jos havaitsisimme että joku, joka haluaa meille töihin, on epäiltynä rikoksista, voisimme käsitellä kyseiset tiedot, jos ne ovat olennaisia tarkoitusperiemme toteuttamiseen.  Jos tarpeen, vaadimme myös rikosrekisteriotteita tietyille työtehtäviin, esimerkiksi talouteen liittyvissä työtehtävissä työskenteleville tai alaikäisten kanssa työskenteleville.  
 

Tarkoitus	Esimerkkejä käsiteltävistä henkilötiedoista	Käsittelysyyt
Värväys	Henkilöllisyyteesi liittyvät perustiedot (esim. nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötiedot ja -asiakirjat, puhelinnumerot, synnyinpaikka, kansallisuus, yhteystiedot, ammattilaiskokemus ja koulutus (ml. yliopiston arvosanat, akateemiset tiedot, ammattilisenssit, jäsenyydet ja sertifioinnit, palkinnot ja saavutukset sekä tämänhetkiset ja aiemmat työtiedot)), taloudelliset tiedot (mukaan lukien tämänhetkiset palkkatiedot), kielitaidot, sekä muut henkilötiedot jotka esität meille osana hakemusta, joka liittyy työtehtävän täyttämiseen. Tiedot, jotka liittyvät hakemukseesi ja arvioomme siitä, suosittelijoihisi, tarkistuksiin, jotka saatamme tehdä varmentaaksemme tarjotut tiedot, tai taustatarkistukset ja kaikkiin tietoihin, jotka liittyvät oikeuteesi tehdä töitä.  Jos tarpeen, käsittelemme myös tiedot, jotka koskevat terveyttäsi, kaikkia vammojasi ja työjärjestelyjäsi.	Sopimus Lainmukainen velvollisuus Oikeutetut edut
Rekrytointiprosessimme hallinnointi	Kokemuksesi ja edellytyksiesi arviointi hakemasi aseman osalta.   Verkossa olevan uraportaalimme hallinnointi. Kommunikaatio kanssasi kaikkien työtarjousten suhteen, jotka päätämme sinulle tehdä, ja tietojen tarjoaminen sinulle virkaanastumisprosesseistamme.	Sopimus Lainmukainen velvollisuus Oikeutetut edut
Sopimuksen solmiminen kanssasi (jos sinulle tehdään tarjous toimestamme)	Tiedot työehdoistasi aika ajoin, mukaan lukien työtuntisi ja työkuviosi, palkat ja edut, kuten osallistuminen eläkejärjestelyihin, henki- ja lääkintävakuutuksiin sekä bonus- ja osuusjärjestelyihin.	Sopimus Lainmukainen velvollisuus Oikeutetut edut
Yhteydenotot sinuun tai muihin puolestasi	Osoitteesi ja puhelinnumerosi, hätäyhteystietosi ja lähiomaistesi tiedot.	Sopimus Oikeutetut edut
Taloudellinen suunnittelu ja budjetointi	Tiedot, kuten ehdotettu palkkasi ja (soveltuvasti) suunnitellut bonustasot.	Oikeutetut edut
Fyysinen turvallisuus ja järjestelmäturvallisuus	CCTV-kuvat osallistuessasi haastatteluihin tiloissamme.	Lainmukainen velvollisuus Oikeutetut edut
Tietojen tarjoaminen kolmansille osapuolille liittyen suunnittelemiimme tai toteuttamiimme transaktioihin	Tiedot kaikista tarjouksista, jotka tehdään sinulle ja ehdotetulle sopimuksellesi ja muille työllistymistiedoille, joita jonkin tietyn transaktion osapuoli, kuten mahdollinen ostaja, myyjä tai ulkoistaja, voi vaatia.	Oikeutetut edut
Monimuotoisuuden ja tasa-arvoisten mahdollisuuksien valvonta	Tiedot kansallisuudestasi, rodullisesta ja etnisestä alkuperästäsi, sukupuolestasi, seksuaalisesta suuntautumisestasi, uskonnostasi, mahdollisesta vammaisuudestasi ja iästäsi osana monimuotoisuuden valvonta-aloitteitamme. Tällaiset tiedot kerätään yhteen ja niitä käytetään mahdollisuuksien tasa-arvon valvontaan. Huomaa, että saatamme jakaa yhteen kerättyjä ja anonymisoituja monimuotoisuustilastoja sääntelijöille, jos tätä vaaditaan virallisesti tai pyydetään.	Oikeutetut edut
Kiistat ja lainmukaiset käsittelyt	Kaikki tiedot, jotka ovat olennaisia tai mahdollisesti olennaisia meihin vaikuttavan kiistaan tai oikeudellisen käsittelyn kannalta.	Oikeutetut edut Lainmukainen velvollisuus

    

Henkilökohtaiset tiedot, jotka paljastavat rodullisen tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, terveyden, seksuaalisen suuntautumisen, seksielämän, ammattiliiton jäsenyyden sekä geneettiset ja biometriset tiedot, ovat erityissuojan alaisia, ja EU:n yksityisyyden suojaa koskeva laki katsoo niiden olevan ”arkaluontoisia henkilötietoja”. 

Voimme käsitellä arkaluontoiset henkilötiedot sinusta (esimerkiksi (mutta tähän rajoittumatta) tallentaa terveystietueesi auttaaksemme meitä varmistamaan, että tarjoamme sinulle terveellisen ja turvallisen työpaikan tai käsitellä monimuotoisuuden valvontaan liittyviä henkilötietoja).

Huomaa, että jos hyväksyt meiltä tarjouksen, yritys käsittelee lisätiedot osana työsuhdetta. Tarjoamme sinulle täyden työpaikan tietosuojailmoituksen osana mukaantuloprosessia. 

Selvyyden vuoksi rekrytointiverkkosivu Jobtrain Ltd on lainmukainen omistaja järjestelmän käyttämälle ohjelmistolle joka on lisensoitu Toshiballe ja kaikille käytön kannalta olennaisille tytäryhtiöille. Tietosuojalainsäädännön (GDPR) tarkoittamassa mielessä Toshiba of Europe on kaikkien henkilötietojen rekisterinpitäjä ja Jobtrain Ltd niiden tietojenkäsittelijä. 

5.    MISTÄ TIEDOT TULEVAT JA KUKA NÄKEE NE

Eräät käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot tulevat sinulta.  Kerrot meille esimerkiksi yhteystietosi ja työhistoriasi.  Jos liityt riveihimme, saatat tarjota pankkitietosi.  

Muut henkilötiedot voivat tulla kolmansilta osapuolilta, kuten rekrytoijilta, jotka toimivat puolestasi, tai suosittelijoiltasi.  

Johtajat, henkilöstöosasto ja joissain tilanteissa (jos tulet meille töihin) kollegasi voivat nähdä henkilötietosi. 

Jos pääset työntekijäksemme, Toshiba-yhtiö paljastaa tai voi paljastaa joitakin henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka tarjoavat palveluja liittyen Toshiba-järjestelmiin tai minkä tahansa työtyösopimuksen edistäen. Näiden kolmansien osapuolien sallitaan käyttää tätä vain tarkoitusperiin, joita varten Toshiba säilyttää tietosi. Tähän pätevät tiukat sopimukselliset vaatimukset. Asianomainen Toshiba-yhteisö tarjoaa sinulle erillisen työpaikan tietosuojailmoituksen. Tietoja ilmoitetaan ajoittain myös muille tahoille, jos tämä on tarpeen niihin tarkoituksiin, joihin tietoja säilytetään.

6.    KUINKA PITKÄÄN SÄILYTÄTTE HENKILÖTIEDOT?

Yleisesti ottaen jos työllistämme sinut niin säilytämme henkilötietosi työsuhteesi keston ajan ja tietyn ajan tämän jälkeen.  Jos et saa meiltä työpaikkaa, säilytämme henkilötietosi enintään 12 kuukautta siitä, että olemme ilmoittaneet sinulle, ettei sinua valittu.  

7.    HENKILÖTIETOJEN SIIRTO ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tarpeen vaatiessa ja tässä tietosuojailmoituksessa määritetyllä tavalla siirrämme henkilötietosi ETA-alueen ulkopuolelle konsernimme jäsenille ja käsittelijöille muilla oikeustoimialueilla, joissa sijaitsemme, mukaan lukien Japani ja joissain harvoissa tapauksissa Yhdysvallat. 

8.    TIETO-OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tehdä tiedonsaantipyyntö saadaksesi tietoja sinua koskevasta käsittelemästämme tiedoista. Jos tarvitset missään vaiheessa selvennystä, ota ensi kädessä yhteyttä keskusresurssitiimiin osoitteessa [email protected].

Jos teet tiedonsaantipyynnön ja on millään lailla epäselvää kuka olet, voimme vaatia sinua tarjoamaan tietoja, joiden perusteella voimme tyydyttävissä määrin tarkistaa henkilöllisyytesi. 

Tiedonsaantipyynnön lisäksi sinulla voi olla lainmukainen oikeus siihen, että henkilötietosi korjataan tai poistetaan tai että vastustat tai rajoitat sen käsittelyä.  Jos olet tarjonnut meille tietoja itsestäsi (esimerkiksi osoitteesi), sinulla on oikeus siihen, että sinulle annetaan tiedot koneen luettavassa muodossa siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.  Tämä pätee vain, jos käsittelyn perusta on Suostumus tai Sopimus.

9.    YHTEYSTIEDOT 

Ota ensi kädessä yhteyttä keskusresurssitiimiin osoitteessa [email protected] saadaksesi vastauksia kysymyksiisi. 

Jos sinulla on valituksia, jotka liittyvät henkilötietojesi käsittelyyn, osoita nämä kirjallisesti osoitteeseen:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Yhdistynyt kuningaskunta

10.    TÄMÄN ILMOITUKSEN TILA

Tämä ilmoitus ei muodosta osaa mitään työllisyyssopimusta, jonka saatat solmia, eikä luo sopimusoikeuksia tai -velvollisuuksia. Sitä voidaan muokata toimestamme koska tahansa.

Jos tämä ilmoitus on tarjottu eri kielillä, käännös on tarjottu vain sinun hyödyksesi. Jos ilmoituksen englanninkielisen version ja käännöksen välillä on ristiriitaa, englanninkielinen versio on pätevä.

Viimeksi päivitetty kesäkuussa 2019 v2