AVIS GENERAL DE CONFIDENTIALITE POUR LE RECRUTEMENT DES ENTITES DU GROUPE TOSHIBA DANS L’EEA

1.    PORTEE DE L’AVIS DE CONFIDENTIALITE

Toshiba of Europe Ltd gère, pour le compte des entités du groupe Toshiba situées dans la région EMEA, un site Web et un système de recrutement basés au Royaume-Uni, utilisés pour trouver des candidats talentueux dans les activités de notre groupe en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique, ainsi qu’en Russie et dans les Émirats Arabes Unis, ainsi que dans d’autres juridictions, comme le Japon, de temps à autre.

Comme la plupart des entreprises, nous détenons et traitons un large éventail d’informations, dont certaines concernent des personnes qui postulent pour travailler chez nous. Cet avis concerne les personnes qui postulent pour un emploi chez nous, les données que nous traitons dans le cadre du processus de recrutement et la durée de leur conservation. Il indique également les informations qui doivent être fournies dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (GDPR). 

EN BREF, CET AVIS EXPLIQUE :

• quelles sont les données personnelles que nous détenons et pourquoi nous les traitons ;
• les fondements juridiques qui nous permettent de traiter vos données personnelles ;
• d’où proviennent les données, qui peut les voir et combien de temps nous les conservons ;
• comment accéder à vos données personnelles et à vos autres droits ;
• comment nous contacter.

2.    POSTULER A UNE OFFRE D’EMPLOI

Lorsque vous postulez à un poste vacant, veuillez noter que Toshiba of Europe Ltd agit en tant que Contrôleur de données. Toutefois, en fonction du poste auquel vous postulez, les données peuvent également être partagées avec toute filiale ou société affiliée susceptible de vous employer, comme suit : 

• Au sein de l’EEA. Dans ce cas, Toshiba of Europe Ltd et l’entité à laquelle vous postulez, agissent en tant que contrôleurs de données conjoints et une déclaration de confidentialité supplémentaire spécifique à l’entité peut également s’appliquer en fonction de la société/du pays auquel vous postulez. Si vous souhaitez consulter un avis de confidentialité supplémentaire concernant un pays/une juridiction spécifique, veuillez vous reporter à l’entité spécifique au poste vacant qui vous intéresse. 
• En dehors de l’EEA. En postulant à un poste vacant hors de la région EEA, vous autorisez Toshiba of Europe Ltd à collecter, traiter et partager vos données avec l’entité appropriée et à lui permettre de collecter et de traiter vos données aux fins de votre candidature. Dans de tels cas, un avis de confidentialité supplémentaire peut s’appliquer et vous devez contacter l’entité de recrutement appropriée pour plus de détails. Quels que soient leur lieu et leur juridiction, toutes les filiales et sociétés affiliées du groupe Toshiba respectent les normes les plus strictes en matière de traitement des données à caractère personnel, conformément aux exigences de Protection des données.
• Dans certains cas, vous trouverez des offres d’emploi de sociétés du groupe Toshiba non consolidées et entièrement détenues par Toshiba, incluant sans s’y limiter Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited et TMEIC Europe Limited. Dans de tels cas, Toshiba of Europe Ltd et l’entité à laquelle vous postulez peuvent agir en tant que contrôleurs de données conjoints. En postulant à un poste vacant dans l’une de ces entreprises, vous autorisez Toshiba of Europe Ltd à collecter, traiter et partager vos données avec l’entité appropriée et à lui permettre de collecter et de traiter vos données aux fins de votre candidature. Dans de tels cas, un avis de confidentialité supplémentaire peut s’appliquer et vous devez contacter l’entité de recrutement appropriée pour plus de détails. Toutes les filiales et sociétés affiliées du groupe Toshiba respectent les normes les plus strictes en matière de traitement des données à caractère personnel, conformément aux exigences de Protection des données.

3.    PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNEES

Nous respecterons la loi et les principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :

• Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.
• Recueillies uniquement à des fins valables, que nous vous avons clairement expliquées et que nous n’utilisons d’aucune manière incompatible avec ces fins.
• Pertinentes par rapport aux objectifs que nous vous avons décrits et limitées à ces objectifs.
• Précises et tenues à jour.
• Conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins que nous vous avons décrites.
• Conservées en sécurité.

La plupart des informations détenues par Toshiba dans le cadre de votre candidature sont conservées dans un intérêt commercial légitime de Toshiba. C’est la base légale pour laquelle Toshiba conserve et utilise les informations vous concernant. Nous détenons certaines informations parce que nous sommes légalement tenus de le faire. Toshiba ne cherche généralement pas à conserver des informations qui ne sont pas indispensables. Si vous avez fourni des informations supplémentaires facultatives (au-delà de ce qui est requis par Toshiba), la base légale de l’utilisation de ces données supplémentaires par Toshiba est votre consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

En vertu de la loi sur la protection des données, nous pouvons nous fier à divers motifs lors du traitement de vos données personnelles.  Dans certains contextes, plusieurs motifs s’appliquent.  Nous avons résumé ces motifs en tant que Contrat, Obligation légale, Intérêts légitimes et Consentement, et expliquons la signification de ces termes dans le tableau suivant. 
 

Terme	Fondement du traitement	Explication
Contrat	Traitement nécessaire pour l’exécution d’un contrat avec vous ou pour entreprendre des démarches à votre demande pour passer un contrat	Cela couvre l’exécution de nos obligations contractuelles et l’exercice de nos droits contractuels.
Obligation légale	Traitement nécessaire pour respecter nos obligations légales	S’assurer que nous remplissons nos obligations légales et réglementaires.  Par exemple, fournir un lieu de travail sûr et éviter toute discrimination illégale.
Intérêts légitimes	Traitement nécessaire pour nos intérêts légitimes ou ceux d’un tiers	Nous ou un tiers avons des intérêts légitimes pour exercer, gérer et administrer nos entreprises respectives de manière efficace et appropriée et en liaison avec les intérêts qui traitent vos données.   Vos données ne seront pas traitées sur cette base si vos intérêts, droits et libertés l’emportent sur nos propres intérêts ou ceux d’un tiers.
Consentement	Vous avez expressément consenti au traitement de vos données	En règle générale, le traitement de vos données en rapport avec l’emploi n’est pas conditionnel à votre consentement.  Cependant, il peut arriver que nous fassions des choses spécifiques, telles que fournir une référence et compter sur votre consentement pour le faire.

Si vous ne fournissez pas les informations demandées, ce qui est nécessaire pour que nous puissions examiner votre candidature, nous ne pourrons pas traiter votre candidature avec succès.

4.    DONNEES PERSONNELLES – CE QUE NOUS DETENONS ET POURQUOI NOUS LES TRAITONS

Les « données personnelles » sont des informations vous concernant (ou permettant de vous identifier) qui sont traitées automatiquement ou qui font (ou sont destinées à faire partie) d’un système de classement manuel structuré. Nous traitons des données aux fins de notre activité, y compris à des fins de recrutement, de gestion, d’administration, d’emploi et à des fins juridiques. 

Il est dans notre intérêt légitime de décider si nous utiliserons ces informations pour déterminer si nous devrions vous nommer à un poste, car il serait dans l’intérêt de notre entreprise de nommer des candidats possédant le niveau requis de compétences, de qualifications et d’adéquation à ce poste. 

Une fois que nous aurons examiné votre candidature, nous traiterons ensuite ces informations pour déterminer si vous remplissez les conditions de base pour être sélectionné(e) pour le rôle. Si c’est le cas, nous déciderons si votre candidature est suffisamment solide pour vous inviter à un entretien. 

Si nous décidons de vous appeler pour un entretien, nous utiliserons les informations que vous nous avez fournies lors de l’entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous prendrons généralement des références avant de confirmer votre rendez-vous.

Nous devons également traiter vos informations personnelles pour décider de conclure ou non un contrat de travail avec vous.

Les exemples du tableau ne sont, bien entendu, pas exhaustifs.  Par exemple, bien que le tableau ne mentionne pas de données relatives à des infractions pénales, si nous découvrions qu’une personne qui demande à travailler pour nous était soupçonnée d’avoir commis une infraction pénale, nous pourrions traiter ces informations si elles étaient pertinentes pour nos besoins.  Si nécessaire, nous aurons également besoin de vérifier les antécédents criminels pour certains postes – par exemple ceux qui travaillent dans des postes financiers ou avec des mineurs.  
 

Objectif	Exemples de données personnelles pouvant être traitées	Fondements du traitement
Recrutement	Données standard relatives à votre identité [par exemple, nom, adresse postale, adresse électronique, informations et documents d’identité, numéros de téléphone, lieu de naissance, nationalité, coordonnées, expérience professionnelle et formation (y compris diplômes universitaires, dossiers universitaires, licences professionnelles, adhésions et certifications, prix et réalisations, et informations salariales actuelles et antérieures)], données financières (y compris les données salariales actuelles), les compétences en langues et toute autre donnée à caractère personnel que vous nous présentez dans le cadre de votre candidature et ayant trait à l’exercice de la fonction. Les informations concernant votre candidature et notre évaluation de celle-ci, vos références, toute vérification que nous pouvons effectuer pour vérifier les informations fournies ou la vérification des antécédents ainsi que toute information liée à votre droit de travailler.  Si nécessaire, nous traiterons également les informations concernant votre santé, tout handicap et les modifications apportées aux conditions de travail pouvant en résulter.	Contrat Obligation légale Intérêts légitimes
Administrer notre processus de recrutement	Évaluer votre expérience et vos qualifications par rapport aux exigences du poste auquel vous postulez.   Administrer notre portail de carrières en ligne.   Communiquer avec vous au sujet de toute offre d’emploi que nous choisissons de faire et vous fournir des informations sur notre processus d’intégration.	Contrat Obligation légale  Intérêts légitimes
Conclusion d’un contrat avec vous (si une offre vous est proposée)	Des informations sur vos conditions d’emploi de temps à autre, y compris vos horaires et vos habitudes de travail, votre salaire et vos avantages, tels que votre participation à des contrats de pension, une assurance vie et une assurance maladie ; et tout programme de bonus ou d’actions.	Contrat Obligation légale Intérêts légitimes
Vous contacter ou contacter d’autres personnes en votre nom	Votre adresse et votre numéro de téléphone, vos coordonnées d’urgence et des informations sur votre plus proche parent.	Contrat Intérêts légitimes
Planification financière et budgétisation	Des informations telles que le salaire proposé et (le cas échéant) les taux de bonus envisagés.	Intérêts légitimes
Sécurité physique et système	Images de vidéosurveillance lors de la présence pour une interview dans nos locaux.	Obligation légale Intérêts légitimes
Fournir des informations à des tiers dans le cadre des transactions que nous envisageons ou effectuons	Des informations sur toute offre qui vous est faite et votre contrat proposé ainsi que d’autres données sur l’emploi susceptibles d’être requises par une partie pour une transaction, telle qu’un acheteur, un vendeur ou un sous-traitant éventuel.	Intérêts légitimes
Surveillance de la diversité et de l’égalité des chances	Informations sur votre nationalité, votre origine raciale et ethnique, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre religion, votre handicap et votre âge dans le cadre d’initiatives de surveillance de la diversité. Ces données seront agrégées et utilisées à des fins de surveillance de l’égalité des chances. Veuillez noter que nous pouvons partager des statistiques de diversité agrégées et anonymisées avec les régulateurs si cela est officiellement exigé/demandé.	Intérêts légitimes
Litiges et procédures judiciaires	Toute information pertinente ou potentiellement pertinente pour un litige ou une procédure judiciaire nous concernant.	Intérêts légitimes Obligation légale

 

Les données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, la santé, l’orientation sexuelle, la vie sexuelle, l’appartenance à un syndicat ainsi que les données génétiques et biométriques font l’objet d’une protection spéciale et sont considérées par la loi de l’UE sur la protection de la vie privée comme des « données personnelles sensibles ». 

Nous pouvons traiter des données personnelles sensibles vous concernant (par exemple (mais sans limitation), stocker vos dossiers médicaux pour nous aider à garantir que nous vous fournissons un lieu de travail sain et sûr ou traiter des données personnelles relatives à la surveillance de la diversité).

Veuillez noter que si vous acceptez une offre de notre part, l’entreprise traitera les informations supplémentaires dans le cadre de la relation de travail. Nous vous fournirons notre avis de confidentialité complet sur le lieu de travail dans le cadre du processus d’intégration. 

Pour éviter tout doute, Jobtrain Ltd est le propriétaire légal du logiciel utilisé dans ce système, qui est concédé sous licence à Toshiba et à toute filiale pertinente à son utilisation. Aux fins de la législation sur la protection des données (GDPR), Toshiba of Europe est le contrôleur de données et Jobtrain Ltd est le responsable du Traitement des données de toutes les informations personnelles. 

5.    D’OU VIENNENT LES DONNEES ET QUI PEUT LES VOIR

Certaines des données personnelles que nous traitons à votre sujet proviennent de vous.  Par exemple, vous nous communiquez vos coordonnées et votre historique de travail.  Si vous vous joignez à nous, vous pouvez fournir vos coordonnées bancaires.  

D’autres données personnelles peuvent provenir de tiers tels que des recruteurs agissant en votre nom ou de vos références.  

Vos données personnelles seront vues en interne par les responsables, les ressources humaines et, dans certaines circonstances (si vous nous rejoignez), des collègues. 

En cas de succès, les sociétés Toshiba divulguent ou pourraient divulguer certaines de vos données personnelles à des tiers fournissant des services liés aux systèmes Toshiba ou dans le cadre de contrats de travail. Ces tiers ne sont autorisés à l’utiliser qu’aux fins pour lesquelles Toshiba détient vos données et sont soumis à des exigences contractuelles strictes. L’entité Toshiba concernée vous fournira ensuite un avis de confidentialité relatif au lieu de travail. Des données sont également parfois divulguées à des tiers lorsque cela est nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont conservées.

6.    COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

En règle générale, si vous devenez un de nos employés, nous conserverons vos données personnelles pendant toute la durée de votre emploi et pour une période ultérieure.  Si vous ne parvenez pas à obtenir un emploi chez nous, nous conserverons vos données personnelles pendant un maximum de 12 mois après vous avoir informé de votre échec.  

7.    TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’EEA

Conformément à la présente politique de confidentialité, nous transférerons vos données personnelles en dehors de l’EEA à des membres de notre groupe et à des processeurs d’autres pays dans lesquels nous sommes établis, y compris au Japon et plus rarement aux États-Unis. 

8.    VOS DROITS EN MATIERE DE DONNEES

Vous avez le droit de demander l’accès à un sujet pour recevoir des informations sur les données que nous traitons à votre sujet. Si, à tout moment, vous souhaitez des éclaircissements, veuillez tout d’abord contacter l’Équipe Centrale de Ressourcement à l’adresse [email protected].

Si vous faites une demande d’accès au sujet et qu’une question se pose sur votre identité, il se peut que nous vous demandions de fournir des informations qui permettent de confirmer votre identité. 

En plus de votre droit d’accès, vous pouvez également avoir le droit de rectifier ou d’effacer vos données personnelles, de vous opposer à leur traitement ou de restreindre leur traitement.  Si vous nous avez fourni des données vous concernant (par exemple, votre adresse), vous avez le droit de recevoir les données dans un format lisible par machine afin de les transmettre à un autre responsable du traitement.  Ceci ne s’applique que si le motif du traitement est le Consentement ou le Contrat.

9.    INFORMATIONS DE CONTACT 

En premier lieu, veuillez contacter l’Équipe Centrale de Ressourcement à l’adresse suivante : [email protected] pour toutes demandes. 

Si vous avez des plaintes concernant notre traitement de vos données personnelles, vous devez les adresser par écrit à :

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Royaume-Uni

10.    STATUT DE CET AVIS

Le présent avis ne fait pas partie d’un contrat de travail que vous pourriez conclure et ne crée pas de droits ou d’obligations contractuelles. Il peut être modifié par nous à tout moment.

Lorsque cet avis a été fourni dans différentes langues, la traduction est uniquement fournie à votre intention. En cas de contradiction entre la version anglaise de l’avis et la traduction, la version anglaise prévaudra.

Dernière mise à jour Juin 2019 v2