INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZACE PRYWATNOSCI W RAMACH REKRUTACJI PRACOWNIKÓW PODMIOTÓW GRUPY TOSHIBA W EOG

1.    ZAKRES DOKUMENTU DOTYCZACEGO PRYWATNOSCI

Firma Toshiba of Europe Ltd zarzadza, w imieniu podmiotów grupy Toshiba dzialajacych w regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki (EMEA), witryna oraz systemem do rekrutacji w Wielkiej Brytanii. Witryna sluzy do pozyskiwania nowych talentów na stanowiska w firmach grupy Toshiba dzialajacych w obszarze EMEA (obejmuje Rosje i Zjednoczone Emiraty Arabskie), a takze w innych jurysdykcjach.

Podobnie jak inne firmy przechowujemy i przetwarzamy wiele rodzajów informacji. Czesc z nich dotyczy osób fizycznych skladajacych podania o prace w naszej grupie. Dokument dotyczy zwlaszcza tych osób, które skladaja podania o prace w naszej grupie, informacji przetwarzanych w ramach rekrutacji oraz okresów przechowywania danych. Dodatkowo dokument okresla informacje, jakie nalezy zapewnic w zwiazku z ogólnym rozporzadzeniem o ochronie danych (RODO). 

OGÓLNIE RZECZ BIORAC, DOKUMENT:

• dotyczy danych, które przechowujemy, i wyjasnia, dlaczego je przetwarzamy,
• objasnia podstawy prawne, na podstawie których przetwarzamy dane osobowe,
• nakresla, skad pochodza dane, kto ma do nich dostep, a takze precyzuje okresy przechowywania danych,
• wyjasnia, jak uzyskac dostep do danych osobowych, a takze inne prawa,
• wskazuje sposoby kontaktu z firma.

2.    PODANIE DOTYCZACE WAKATU

Podczas skladania podan dotyczacych wakatów firma Toshiba of Europe Ltd dziala jako Kontroler Danych. Zaleznie od stanowiska, o jakie sie ubiegasz, dane moga byc równiez udostepniane podmiotom zaleznym lub stowarzyszonym, które moga zechciec Cie zatrudnic: 

• W EOG: W takim przypadku firma Toshiba of Europe Ltd i podmiot, w którym ubiegasz sie o prace, dzialaja wspólnie w roli kontrolerów danych, a wszelkie dodatkowe szczególowe zasady w zakresie prywatnosci podmiotu moga Cie dotyczyc (zaleznie od firmy/kraju, w którym ubiegasz sie o stanowisko). Jesli chcesz zapoznac sie z dodatkowymi zasadami w zakresie prywatnosci w wybranym kraju/w wybranej jurysdykcji, prosimy o zgloszenie sie do podmiotu, w którym chcesz objac stanowisko. 
• Poza EOG: Skladajac podanie o prace poza regionem EOG, uprawniasz firme Toshiba of Europe Ltd do gromadzenia, przetwarzania i udostepniania danych odpowiednim podmiotom, a takze dajesz uprawnienia do przechowywania i przetwarzania danych podmiotom, w których skladasz podanie. W takich przypadkach obowiazywac moga dodatkowe zasady dotyczace prywatnosci. Wiecej szczególów zalecamy uzyskac od podmiotu prowadzacego rekrutacje. Bez wzgledu na lokalizacje i jurysdykcje wszystkie podmioty zalezne i stowarzyszone grupy Toshiba zachowuja najsurowsze standardy obchodzenia sie z danymi osobowymi i postepuja zgodnie z wymogami w zakresie ochrony danych.
• W niektórych przypadkach mozesz znalezc prace w firmach z kategorii firm grupy Toshiba. Nie sa one w pelni skonsolidowane ani nie stanowia pelnej wlasnosci firmy Toshiba. Przyklady: Dynabook Europe GmbH, Toshiba Memory Europe GmbH, OCZ Storage Solutions UK Limited i TMEIC Europe Limited. W takich przypadkach firma Toshiba of Europe Ltd i wybrany podmiot, w którym skladasz podanie, moga dzialac wspólnie w roli kontrolerów danych. Skladajac podanie o prace w jednej z takich firm, uprawniasz firme Toshiba of Europe Ltd do gromadzenia, przetwarzania i udostepniania danych odpowiednim podmiotom, a takze dajesz uprawnienia do przechowywania i przetwarzania danych podmiotom, w których skladasz podanie. W takich przypadkach obowiazywac moga dodatkowe zasady dotyczace prywatnosci. Wiecej szczególów zalecamy uzyskac od podmiotu prowadzacego rekrutacje. Wszystkie podmioty zalezne i stowarzyszone grupy Toshiba zachowuja najsurowsze standardy obchodzenia sie z danymi osobowymi i postepuja zgodnie z wymogami w zakresie ochrony danych.

3.    ZASADY W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH

Firma zachowuje zgodnosc z prawem i zasadami w zakresie ochrony danych, co znaczy, ze dane beda:

• uzywane zgodnie z prawem, uczciwie i przejrzyscie,
• gromadzone wylacznie w zwiazku z uzasadnionymi, szczególowo wyjasnionymi celami i nie beda uzywane w sposób z nimi niezgodny,
• gromadzone w zgodzie z wymienionymi z góry celami oraz wykorzystywane wylacznie zgodnie z nimi,
• poprawiane i uaktualniane,
• przechowywane przez okres, w którym beda warunkiem realizacji celów, o których Cie zawiadomiono,
• zabezpieczone.

Wiekszosc informacji w firmie Toshiba w zwiazku z Twoim podaniem przechowuje sie wylacznie w celu realizacji uzasadnionych interesów biznesowych firmy. To podstawa prawna umozliwiajaca firmie Toshiba przechowywanie i wykorzystywanie danych, które Cie dotycza. Czesc danych przechowujemy ze wzgledu na nalozone na nas obowiazki ustawowe. Firma Toshiba nie próbuje pozyskac informacji, które nie sa jej niezbedne do dzialania. Jesli uzyskamy od Ciebie dodatkowe, opcjonalne informacje (takie, które nie sa niezbedne dla firmy Toshiba), podstawa prawna przetwarzania jest Twoja zgoda. Zgode mozesz cofnac w dowolnym momencie.

W swietle prawa dotyczacego ochrony danych istnieje wiele podstaw, na bazie których mozemy przetwarzac dane osobowe.  W niektórych sytuacjach zastosowanie ma wiecej niz jedna podstawa prawna.  Podsumowujac, podstawami prawnymi sa: Umowa, Obowiazek prawny, Uzasadnione interesy i Zgoda. Pojecia wraz z objasnieniami zamiescilismy w tabeli ponizej. 

 

Pojecie	Podstawa przetwarzania	Objasnienie
Umowa	Przetwarzanie bedace warunkiem wykonania umowy z przyszlym pracownikiem lub realizacji kroków podjetych w chwili powstania woli zawarcia umowy	(dotyczy realizacji obowiazków umownych oraz wykonywania praw wynikajacych z umowy z naszej strony).
Obowiazek prawny	Przetwarzanie bedace warunkiem zachowania zgodnosci z obowiazkami prawnymi	Firma musi zachowac zgodnosc z obowiazkami wynikajacymi z przepisów prawa,  np. zapewniac bezpieczne miejsce pracy i unikac niezgodnej z prawem dyskryminacji.
Uzasadnione interesy	Przetwarzanie bedace warunkiem troski o uzasadnione interesy firmy lub stron trzecich	Do uzasadnionych interesów firmy i stron trzecich zalicza sie: prowadzenie dzialalnosci, zarzadzanie i administrowanie firma w skuteczny i nalezyty sposób, a powyzsze pozycje lacza sie z przetwarzaniem danych pracowników.   Dane nie beda przetwarzane na tej podstawie, jesli interes firmy lub strony trzeciej bedzie podrzedny w zestawieniu z Twoimi interesami, prawami i wolnosciami.
Zgoda	Udzielona zostala szczególna zgoda na przetwarzanie danych	Przetwarzanie danych w zwiazku z zatrudnieniem zwykle nie wymaga dodatkowej zgody.  Istnieja jednak sytuacje, w których firma realizuje konkretne dzialania, np. udzielanie referencji. Wtedy za podstawe przyjmuje sie zgode pracownika.

Jesli kandydat na pracownika nie dostarczy na zadanie danych niezbednych do rozpatrzenia podania o prace, nie bedzie mozliwa realizacja celu rekrutacji.

4.    DANE OSOBOWE — JAKIE DANE PRZECHOWUJEMY, DLACZEGO JE PRZETWARZAMY

„Dane osobowe” to informacje, które dotycza Ciebie lub takie, które umozliwiaja identyfikacje Twojej osoby, przetwarzane metodami zautomatyzowanymi lub metodami bedacymi czescia ustrukturyzowanego recznego systemu skladania danych. Dane przetwarzamy w celach prowadzenia dzialalnosci, w tym rekrutowania, zarzadzania, administrowania, zatrudniania i prowadzenia czynnosci prawnych. 

W uzasadnionym interesie firmy jest decydowanie o tym, czy uzywac danych podczas podejmowania decyzji o zatrudnieniu na stanowisko. Korzysc firmy plynie w tej sytuacji z powolywania kandydatów o odpowiednim poziomie kompetencji, kwalifikacji i gotowosci do objecia stanowiska. 

Po rozwazeniu podania o prace firma przetworzy dane, aby zadecydowac, czy spelniasz podstawowe warunki umieszczenia na liscie kandydatów branych pod uwage. Jesli spelniasz te warunki, firma zadecyduje, czy podanie jest na tyle zachecajace, aby odbyc z Toba rozmowe o prace. 

Jesli firma zdecyduje o zaproszeniu Cie na rozmowe, wykorzystamy podczas niej uzyskane od Ciebie informacje i zadecydujemy, czy zaproponowac Ci objecie stanowiska. Jesli zechcemy zaoferowac Ci prace, najpierw sprawdzimy referencje, a pózniej potwierdzimy powolanie Cie na stanowisko.

Przetwarzanie danych osobowych jest równiez jednym z warunków podjecia decyzji o zawarciu z Toba umowy o prace.

Przyklady w tabeli oczywiscie nie moga byc wyczerpujace.  Na przyklad: pomimo tego, ze tabela nie wyszczególnia danych zwiazanych z przestepstwami, jesli firma dowie sie, ze ktos poszukujacy pracy w firmie jest podejrzewany o przestepstwo, dane zostana przetworzone, jesli zostana uznane za istotne w kontekscie celów firmy.  Jesli okaze sie to niezbedne, w przypadku wybranych stanowisk sprawdzimy rejestry dotyczace karalnosci, np. przy zatrudnianiu finansistów lub osób pracujacych z dziecmi.  
 

Cel	Przyklady danych osobowych, które mozemy przetwarzac	Podstawy przetwarzania
Rekrutacja	Standardowe dane zwiazane z tozsamoscia to, m.in. imie i nazwisko, adres, adres e-mail, dane z dokumentów, numery telefonów, miejsce urodzenia, narodowosc, dane kontaktowe, doswiadczenie zawodowe, wyksztalcenie (w tym wyksztalcenie wyzsze, rejestry uniwersyteckie, uprawnienia do wykonywania zawodów, czlonkostwa i certyfikaty, nagrody i osiagniecia, szczególy zatrudnienia obecnie i w przeszlosci), dane finansowe (równiez wysokosc biezacego wynagrodzenia), umiejetnosci jezykowe, a takze wszelkie inne ujawnione firmie dane osobowe zwiazane z kwalifikacjami do objecia stanowiska. Informacje dotyczace naszej oceny podania o prace, referencje, a takze kontrole, które przeprowadzimy w celu weryfikacji udostepnionych danych, kontrole srodowiskowe oraz wszelkie dane zwiazane z prawem pracy.  Jesli okaze sie to konieczne, przetwarzamy równiez dane zdrowotne, dotyczace niepelnosprawnosci oraz zwiazane z wszelkimi zmianami w ustaleniach roboczych.	Umowa Obowiazek prawny Uzasadnione interesy
Administracja procesem rekrutacyjnym	Zestawienie doswiadczenia i kwalifikacji z wymogami na stanowisku, o które sie ubiegasz. Administrowanie internetowym portalem karier.   Komunikacja z Toba w zwiazku z ofertami zatrudnienia, które postanowimy zlozyc, a takze w sprawie procedury wdrozenia pracownika.	Umowa Obowiazek prawny  Uzasadnione interesy
Zawarcie umowy z pracownikiem (o ile oferta firmy zostanie przyjeta)	Warunki zatrudnienia i pózniejsze uaktualnienia z uwzglednieniem godzin pracy i schematów pracy, wyplaty i dodatków, takich jak udzial w planach emerytalnych, ubezpieczenia na zycie i zdrowotne, wszelkie plany premii lub akcji pracowniczych.	Umowa Obowiazek prawny Uzasadnione interesy
Kontaktowanie sie z pracownikiem lub innymi osobami w imieniu pracownika	Adres, numer telefonu, alarmowe dane kontaktowe oraz informacje o najblizszej rodzinie.	Umowa Uzasadnione interesy
Planowanie finansów i budzetowanie	Informacje, takie jak proponowane wynagrodzenie i (jesli dotyczy) przewidziane progi premii.	Uzasadnione interesy
Ochrona fizyczna i systemowa	Obrazy CCTV po przybyciu na rozmowe o prace na terenie firmy.	Obowiazek prawny Uzasadnione interesy
Dostarczanie informacji stronom trzecim w zwiazku z transakcjami, które sprawdzamy lub wykonujemy	Informacje dotyczace wszelkich skladanych pracownikowi ofert i proponowanych umów oraz wszelkie inne dane dotyczace zatrudnienia wymagane przez strone transakcji, taka jak potencjalny kupiec, sprzedawca czy outsourcer.	Uzasadnione interesy
Monitorowanie róznorodnosci i równych szans	Informacje o narodowosci, pochodzeniu rasowym i etnicznym, plci, orientacji seksualnej, religii, niepelnosprawnosci i wieku w ramach inicjatyw monitorowania róznorodnosci. Takie dane beda agregowane i wykorzystywane w celu monitorowania równych szans. Pamietaj, ze firma moze udostepniac zagregowane i zanonimizowane statystyki dotyczace róznorodnosci organom publicznym na ich zadanie.	Uzasadnione interesy
Spory i postepowania prawne	Wszelkie informacje istotne lub potencjalnie istotne w procedurach rozstrzygania sporów lub postepowaniach sadowych, które maja wplyw na firme.	Uzasadnione interesy Obowiazek prawny

Dane osobowe ujawniajace pochodzenie rasowe lub etniczne, poglady polityczne, wierzenia religijne lub poglady filozoficzne, dane zdrowotne, dane dot. orientacji seksualnej, zycia intymnego, przynaleznosci do zwiazków zawodowych, dane genetyczne i biometryczne sa pod szczególna ochrona. Na terenie UE takie dane uznaje sie za „wrazliwe dane osobowe”. 

Firma moze przetwarzac wrazliwe dane osobowe o Tobie, na przyklad, bez ograniczen przechowywac Twoje dane medyczne, aby zapewnic Ci zdrowe, bezpieczne warunki w miejscu pracy, lub przetwarzac dane osobowe w zwiazku z monitorowaniem róznorodnosci.

Pamietaj, ze przyjecie oferty firmy wiaze sie z dalszym przetwarzaniem danych osobowych w ramach rozpoczecia stosunku pracy. Kompletna dokumentacje dotyczaca prywatnosci w miejscu pracy dostarczamy w ramach procedury wdrozenia pracownika. 

Dla unikniecia watpliwosci, firma Jobtrain Ltd jest prawowitym wlascicielem oprogramowania uzywanego w systemie na stronie rekrutacyjnej. Firmie Toshiba i jej podmiotom zaleznym udzielono licencji na system. W swietle prawodawstwa w zakresie ochrony danych osobowych (RODO), firma Toshiba of Europe jest kontrolerem danych, a firma Jobtrain Ltd jest procesorem wszelkich danych osobowych. 

5.    GDZIE PRZEKAZYWANE SA DANE I KTO MA DO NICH DOSTEP?

Czesc Twoich danych osobowych, które przetwarzamy, pochodzi od Ciebie.  Uzyskujemy je na przyklad wtedy, gdy przekazujesz nam dane kontaktowe i informacje o doswiadczeniu zawodowym.  Jesli dolaczasz do naszej firmy, mozesz przekazac nam swoje dane bankowe.  

Pozostale dane osobowe moga pochodzic od stron trzecich, takich jak rekruterzy dzialajacy w Twoim imieniu lub osoby udzielajace referencji.  

Twoje dane osobowe beda widoczne wewnetrznie. Wglad w nie maja kierownicy i pracownicy dzialu HR, a jesli podejmiesz u nas prace, w niektórych przypadkach równiez Twoi wspólpracownicy. 

W przypadku osób zatrudnionych firma Toshiba moze ujawniac czesc danych osobowych stronom trzecim swiadczacym uslugi w zwiazku z systemami firmy Toshiba, a takze w zakresie realizacji umowy o prace. Takie podmioty moga wykorzystywac dane wylacznie w celach, w zwiazku z którymi firma Toshiba je przechowuje. Dane sa objete surowymi wymogami dokumentowanymi w postaci umów. Odpowiedni podmiot firmy Toshiba dostarczy wtedy oddzielna dokumentacje dotyczaca prywatnosci w miejscu pracy. Dane sa równiez ujawniane innym osobom, gdy jest to konieczne, w zwiazku z celami, dla których firma przechowuje dane.

6.    JAK DLUGO MOZEMY PRZECHOWYWAC DANE OSOBOWE?

Ogólnie, po zawarciu umowy o prace dane osobowe beda przechowywane przez caly okres zatrudnienia i w okresie po nim nastepujacym.  W przypadku braku zatrudnienia w firmie dane osobowe beda przechowywane przez maksymalnie 12 miesiecy od zawiadomienia o niezakwalifikowaniu sie na stanowisko.  

7.    PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH POZA EOG

Gdy bedzie to konieczne i zgodne z niniejszym dokumentem dotyczacym prywatnosci, Twoje dane osobowe moga zostac przekazane poza obszar EOG czlonkom grupy i procesorom w innych jurysdykcjach, w których prowadzimy dzialalnosc gospodarcza, równiez w Japonii, a w rzadszych przypadkach równiez w USA. 

8.    TWOJE PRAWA ZWIAZANE Z DANYMI

Masz prawo wnioskowac o wglad w swoje dane osobowe, które przetwarzamy. Jesli chcesz uzyskac szczególowe wyjasnienia, prosimy o kontakt z centralnym zespolem ds. zasobów pod adresem: [email protected].

Gdy zlozysz wniosek o wglad w swoje dane i zaistnieje potrzeba weryfikacji Twojej tozsamosci, firma moze wymagac okazania informacji potwierdzajacych Twoja tozsamosc. 

Poza prawem dostepu masz równiez mozliwosc wnioskowania o poprawienie lub usuniecie danych osobowych, mozesz sprzeciwic sie przetwarzaniu lub je ograniczyc.  Jesli udostepnisz nam dane o Tobie (np. Twój adres), masz prawo do uzyskania danych w formie przeznaczonej do odczytu komputerowego w celu przekazania ich innemu kontrolerowi danych.  Postanowienie obowiazuje jedynie w przypadku podstaw przetwarzania w postaci Zgody lub Umowy.

9.    DANE DO KONTAKTU 

W przypadku zapytan w pierwszej kolejnosci skontaktuj sie z centralnym zespolem ds. zasobów pod adresem [email protected]. 

Wszelkie skargi dotyczace przetwarzania danych osobowych prosimy kierowac na adres:

Legal Coordinator
Toshiba of Europe Limited
1st Floor, 3 Furzeground Way
Stockley Park
Uxbridge UB11 1EZ
Wielka Brytania

10.    STATUS DOKUMENTU

Niniejszy dokument nie stanowi czesci umowy o prace, która mozesz zawrzec z firma i nie rodzi zadnych praw ani obowiazków umownych. Firma moze zmodyfikowac dokument w dogodnej chwili.

Dokument dostarczono w wielu jezykach. Tlumaczenia dokumentu udostepnione zostaly wylacznie w celach informacyjnych. W przypadku niezgodnosci pomiedzy wersja angielska a tlumaczeniami, wersja angielska pozostaje nadrzedna i wiazaca.

Ostatnio zmodyfikowano w czerwcu 2019 v2